Pourquoi tenir une comptabilité ?

Car cela nous permet de savoir où nous en sommes au plan financier, c'est à dire de savoir si nous avons les moyens de faire ce que nous voulons, ce qui nous rapporte ou nous coûte cher, etc
Cela permet également à toutes personnes intéressées ¹⁾ de savoir ce qui a été fait des fonds de l'association. Il peut s'agir des adhérents (lors de l'A.G. par exemple), des financeurs (en cas de demande de subvention) ou encore de l'administration fiscale (le cas de F.D.N.).

Pour plus de précisions : http://www.associations.gouv.fr/703-necessites-comptables.html

La comptabilité est un outil qui a pour but de représenter le patrimoine de l'association, ainsi que les flux qui ont amené à augmenter ou diminuer ce patrimoine.

Le patrimoine est constitué de l'ensemble des biens et droits (compte en banque, machine d'un prix significatif, etc) que possède l'association, mais aussi de ses dettes.

Les flux sont constitués des opérations qui affectent immédiatement le patrimoine de l'association :

• Soit en l'enrichissant : Les dons reçus, Les cotisations perçus, etc
• Soit en l'appauvrissant : Achat de fournitures, Frais bancaires, etc
• Soit en modifiant sa composition : Emprunt, Règlement d'une dette, etc

Il nous faut donc tracer chacun des flux qui mouvementent ce patrimoine (pour nous, les mouvements du compte bancaire). L'enregistrement des opérations doit être fait à partir de pièces justificatives (comme une facture, un ordre de virement, etc) conservées et indexées afin de pouvoir les fournir, en cas de contrôle fiscal par exemple.

La présentation des comptes annuels à la fin de l'année permet de rendre compte de la valeur et de l'activité de l'association. Ils sont constitués du bilan et du compte de résultat.

Le bilan comptable décrit le patrimoine de l'association à une date donnée.

Il est composé de deux partie :

• L'actif, qui représente ce que l'association possède : Machines, stocks, créances, fonds de caisse, liquidités en banque, etc
• Le passif, qui représente :
  • Les fonds propres de l'association (En gros, les résultats des années antérieures et celui de l'année en-cours)
  • Les dettes diverses de l'association (Auprès des banques, fournisseurs, etc)

Pour schématiser, le passif regroupe les ressources qui ont permis à l'association d'obtenir les moyens nécessaire à son activité, qui eux sont inscrits à l'actif.

Le compte de résultat explique comment s'est constitué le résultat de l'année en faisant la différence entre les produits et les charges.

• Les produits sont les ressources générées par l'activité de l'association (Ventes, cotisations, abonnement, etc).
• Les charges correspondent aux consommations nécessaires à l'activité de l'association.

Le bilan comptable et le compte de résultat sont constitutés des soldes des comptes comptables à une date donnée. Chacun des comptes est une catégorie, qui représente un élément du patrimoine ou de l'activité de l'association.

Pour s'y retrouver plus facilement, les comptes comptables sont organisés et hiérarchisés.

On distingue 7 grandes classes :

Chacune de ces classes se subdivisent ensuite jusqu’à l'élément que représente précisément le compte.

Pour vous donner une idée, voici une liste, non exhaustive, des comptes utilisés par l'association :

• 110 : Report à nouveau (Résultats des années précédentes)
• 51211 : Banque
• 6063 : Fournitures diverses (Papier, piles, etc)
• 6132 : Locations Immobilières (B17)
• 6135 : Locations mobilières (Les V.M.)
• 6161 : Assurances
• 6257 : Réceptions (Frais des conférences)
• 6261 : Liaisons informatiques (Achats lignes FDN)
• 6265 : Téléphone (Abonnement Free)
• 6278 : Frais bancaires divers
• 70611 : Abonnement ADSL
• 7088 : Autres produits divers (Ventes de T-shirt)
• 7541 : Dons
• 756 : Cotisations adhérents

La numérotation est normalisée et définie dans une nomenclature présente dans le plan comptable générale

Pour les curieux, vous trouverez ici un exemple de plan comptable associatif complet.

La liste des enregistrement dans un compte peut donc, être représentée ainsi :

Attention : Les enregistrements sur le compte de banque se font à l'envers de ce que l'on peut voir sur le relevé bancaire ²⁾.

Pour alimenter les comptes comptables, il nous faut passer des écritures comptables. Pour cela, FAImaison utilise une comptabilité en partie double. Le principe est simple, chaque opération sur un compte (ressource) doit avoir une contre-partie dans un autre compte (emploi) pour être toujours équilibrée, c'est à dire que son solde (débit/crédit) doit toujours être à zéro.

Nous n'avons pas d'obligation légale sur la façon de tenir une comptabilité, nous fonctionnons donc avec la méthode la plus simple, qui est la comptabilité de trésorerie. En pratique, les différents flux sont comptabilisés en suivant le relevé bancaire.

Les écritures suivront donc le plus souvent ce schéma :

• Charges (décaissement) :

• Produits (encaissement) :

Une écriture peut compter autant de lignes que nécessaire, par exemple une remise de chèques avec une unique ligne d'encaissement en banque peut avoir pour contrepartie plusieurs lignes de produits (dons, cotisation, etc). Les comptes sont à utiliser en fonction de la nature de la charge ou du produit.

Pour se retrouver plus facilement dans les écritures, il est toujours intéressant de noter le plus d'informations possible lorsque l'on entre une opération : date, nom du tiers, n° de chèque, etc.

À la fin de l'exercice comptable, qui pour nous correspond à l'année civile, il faut constater le résultat de l'année.

Pour cela, nous soldons tous les comptes de charges et de produits, la différence (qui correspond au résultat comptable) est à enregistrer dans le compte 120 (ou 129 en cas de perte).

L'écriture se présente ainsi :

Les comptes 6 et 7 ont alors tous un solde de zéro.

Cette écriture de remise à zéro peut généralement être passée de façon automatique par les logiciels comptables et c'est le cas de Gnucash.

Il est à noter que la présentation du compte de résultat ne tient pas compte de cette dernière écriture (sinon il serait vide). Il détaille la façon, dont se constitue ce résultat.

Le bilan à l'inverse en tient compte. Le résultat y est inscrit au passif, dans les fonds propres.

Comptablement, cette opération consiste à resaisir les soldes des comptes 1 à 5 de la fin de l'exercice précédent sur le nouveau, les comptes 6 et 7 ayant été soldés par l'opération de clôture.

Le résultat de l'exercice précédent se trouve alors en compte 120 ou 129, suivant s'il s'agit d'un bénéfice ou d'une perte. Il nous reste alors à l'affecter selon la décision de l'AG, généralement en report à nouveau (110).

Dans le cas où notre logiciel permet d'effectuer la clôture de l'exercice, il n'y a pas à resaisir les soldes des comptes 1 à 5, il les reporte simplement sur la nouvelle période.

Chaque année, nous devons produire le bilan et le compte de résultat pour l'Assemblée Générale.

Ces documents sont produit depuis des fichiers ReStructuredText ³⁾.

• Un premier fichier correspond au bilan/compte de résultat de l'année courante
• Un second agrège les bilans/comptes de résultat des années précédentes

À compléter

• Bilan
• Compte de résultat
• Balance
• Grand-livre