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Guide de survie à l'attention du bureau

Le dépôt bureau

Certains documents présents dans le dépôt bureau sont chiffrés, vous trouverez les informations détaillés sur cette procédure vers la page dédiée GPG.

Les pochettes magiques

Le trésorier et le président ont chacun en leur possession des pochettes contenant des documents liés à la vie de l'association :

  • Trésorerie : relevés de banque, factures, fiches d'adhésion, etc.
  • Administratif : Arcep, récépissés de déclaration en préfecture, statut de l'association, déclaration au journal officiel, etc.

Une grande partie de ces documents ont été scannés et sont donc disponibles sur le dépôt bureau. Ce travail est à poursuivre. Si un document est manquant et nécessaire, il faut donc contacter les personnes en possession des pochettes : tresorier@faimaison.net et president@faimaison.net.

L'assurance

Nous sommes chez la Macif.

Le contrat que nous possédons est un contrat “très petite association”. Dans notre contrat, il est précisé que le nombre de membres n’excède pas 50 et le budget n'excède pas 8707 €. En 2016, notre contrat a été revu à la hausse : 100 membres maximum et un budget de 8852 €.

Après renseignement pris auprès d'un conseiller durant l'année 2015, il nous a été suggéré de prendre rdv en agence pour mettre à jour ces plafonds.

Nous n'avons pas de contrat pour le matériel de l'association et de ses membres.

La gestion des adhésions

Lorsque qu'une personne souhaite adhérer à l'association, il faut :

  • réceptionner sa fiche d'adhésion
  • ajouter un compte adhérent dans coin (moncoin.faimaison.net), le SI de l'association
  • transmettre le paiement au trésorier
  • envoyer un mail à adminsys@ pour que l'adhérent soit ajouté à la mailing list membres@

La gestion des abonnements

Ligne ADSL

  • Procédure d'ouverture de ligne
    • Compléter le formulaire sur site de FDN
    • Envoyer un mail à l'adhérent une fois que sa ligne est créée
    • Ajouter l'entrée dans Coin
    • Mettre en place le prélèvement automatique, si il est demandé
  • Résiliation de ligne
    • Envoyer un mail à FDN pour informer de la résiliation. Pour informations, les lignes se résilient par bimestre, il peut être bon d'en informer l'adhérent avant de lancer la procédure côté FDN
    • Envoyer un mail à l'adhérent pour le prévenir dès que nous avons une réponse de FDN
    • Ajouter une date de fin d'abonnement dans Coin
    • Stopper le prélèvement automatique

FIXME http://wiki.faimaison.net/doku.php?id=suivi_ligne http://wiki.faimaison.net/doku.php?id=suivi_ligne_light

Accès WiFi, hébergements physiques et virtuels

  • Procédure d'ouverture de ligne
    • Ajouter l'entrée dans Coin
    • Mettre en place le prélèvement automatique, si il est demandé
  • Résiliation d'un abonnement
    • Ajouter une date de fin d'abonnement dans Coin
    • Stopper le prélèvement automatique si il avait été mis en place

Transparence

Tous les mois, nous faisons un décompte des abonnements par catégorie afin d'alimenter l'outil de transparence : https://transparence.faimaison.net/

Il faut décompter :

  • Abonnements wifi (bottière)
  • Abonnements wifi (st-félix)
  • Location 1U
  • Location “hors format”
  • Location “Mini-ITX”
  • Location “VM”

Ces données sont à transmettre aux bénévoles en charge de la transparence.

Renouvellement du bureau

À faire à chaque fois

Changement de bureau

CERFA 13971*03

Signer par une personne du bureau, joindre le PV de l'AG signé par 2 personnes du bureau ( pour un envoi papier, joindre une enveloppe affranchie au tarif en vigueur 20g ).

Changement d'adresse

CERFA 13972*02

Signé par une personne du bureau, joindre le PV de l'AG signé par 2 personnes du bureau et un exemplaire des statuts signé par 2 personnes du bureau ( pour un envoi papier, joindre une enveloppe affranchie au tarif en vigueur 20g ).

Dans tous les cas

  • Ajouter le récépissé (scanné) de déclaration en préfecture au dépôt git bureau
  • Ajouter les bilans moraux et financiers au git bureau
  • Prévenir les adminsys de faire le changement pour la liste bureau
  • Ajouter et/ou enlever les clés GPG des membres du bureau entrants ou sortants
  • Mettre à jour la page Association du site avec les documents de l'AG en téléchargement

En cas de changement d'adresse

  • Prévenir tout le monde :
    • Assurances : envoyer un justificatif de domicile à coa@macif.fr
    • Banques
    • Free (téléphone)
  • Faire la modif sur la page contact du site

En cas de changement de trésorier

La banque se décompose en 2 parties :

  • la banque elle-même
  • la banque en ligne “coopanet”

C'est la banque qui contacte coopanet pour la mise à jour des statuts.

Mise à jour de la banque

Recette pour pouvoir changer les informations auprès de la banque, il vous faut :

LA PROCURATION ! c'est là que tout commence. En général c'est le/la président(e) qui donne procuration au trésorier et vice trésorier et détermine qui a accès au compte (cf document fournit par la banque).

Puis, pour justifier tout ça, voici la liste des ingrédients :

  • pour les personnes physiques :
    • pièce d'identité des personnes concernées (président, trésorier, vice-trésorier)
  • pour la personne morale :
    • justificatif d'adresse de moins de 3 mois
    • dernier récépissé de déclaration en préfecture
    • statuts définitifs ou certifié conforme
    • extrait de délibération concernant la banque (cf doc type fournit par la banque)
    • justificatif d'activité (compte de résultat, approbation compte annuel, budget prévisionnel,…)
    • le carton signature (parce-que !)

Mise à jour de coopanet

Si vous voulez en plus modifier coopanet (pour les 2 du fonds qui ne suivent pas c'est l'accès en ligne au compte), il faut rajouter des documents spéciaux (cf doc) qui déterminent les administrateurs et les utilisateurs. Et si en plus vous voulez commander des calculettes pour permettre à ses dites personnes de se connecter, il faut :

  • pour les administrateurs :
    • pièce d'identité des personnes concernées
    • justificatif de domicile de moins de 3 mois
  • pour les utilisateurs :
    • pièce d'identité des personnes concernées

Bien sûr il est important que l'administrateur autorise bien le trésorier à avoir accès au net-prélèvement pour pouvoir gérer les lignes ADSL (prélèvement automatique).

Et bien sûr TOUT est à refaire après chaque A.G !

Pour la mise à jour de ces informations, la banque nous prélève de 15 €.

Bon courage !

⇒ La page dédiée tréso-compta pour les nouveaux apprentis trésorier.

survie_bureau.txt · Dernière modification: 2017/09/15 12:29 par gde