Association FAImaison

Pourquoi tenir une comptabilité ?

Car cela nous permet de savoir où nous en sommes au plan financier, c'est à dire de savoir si nous avons les moyens de faire ce que nous voulons, ce qui nous rapporte ou nous coûte cher, etc
Cela permet également à toutes personnes intéressées ²⁾ de savoir ce qui a été fait des fonds de l'association. Il peut s'agir des adhérents (lors de l'A.G. par exemple), des financeurs (en cas de demande de subvention) ou encore de l'administration fiscale (le cas de F.D.N.).

Pour plus de précisions : http://www.associations.gouv.fr/703-necessites-comptables.html

La comptabilité est un outil qui a pour but de représenter le patrimoine de l'association, ainsi que les flux qui ont amené à augmenter ou diminuer ce patimoine.

Le patrimoine est constitué de l'ensemble des biens et droits (compte en banque, machine d'un prix significatif, etc) que possède l'association, mais aussi de ses dettes.

Les flux sont constitués des opérations qui affectent immédiatement le patrimoine de l'association :

• Soit en l'enrichissant : Les dons reçus, Les cotisations perçus, etc
• Soit en l'appauvrissant : Achat de fournitures, Frais bancaires, etc
• Soit en modifiant sa composition : Emprunt, Règlement d'une dette, etc

Il nous faut donc tracer chacun des flux qui mouvementent ce patrimoine (pour nous, les mouvements du compte bancaire). L'enregistrement des opérations doit être fait à partir de pièces justificatives (comme une facture, un ordre de virement, etc) conservées et indexées afin de pouvoir les fournir, en cas de contrôle fiscal par exemple.

La présentation des comptes annuels à la fin de l'année permet de rendre compte de la valeur et de l'activité de l'association. Ils sont constitués du bilan et du compte de résultat.

Le bilan comptable décrit le patrimoine de l'association à une date donnée.

Il est composé de deux partie :

• L'actif, qui représente ce que l'association possède : Machines, stocks, créances, fonds de caisse, liquidités en banque, etc
• Le passif, qui représente :
  • Les fonds propres de l'association (En gros, les résultats des années antérieures et celui de l'année en-cours)
  • Les dettes diverses de l'association (Auprès des banques, fournisseurs, etc)

Pour schématiser, le passif regroupe les ressources qui ont permis à l'association d'obtenir les moyens nécessaire à son activité, qui eux sont inscrits à l'actif.

Le compte de résultat explique comment s'est constitué le résultat de l'année en faisant la différence entre les produits et les charges.

• Les produits sont les ressources générées par l'activité de l'association (Ventes, cotisations, abonnement, etc).
• Les charges correspondent aux consommations nécessaires à l'activité de l'association.

Le bilan comptable et le compte de résultat sont constitutés des soldes des comptes comptables à une date donnée. Chacun des comptes est une catégorie, qui représente un élément du patrimoine ou de l'activité de l'association.

Pour s'y retrouver plus facilement, les comptes comptables sont organisés et hiérarchisés.

On distingue 7 grandes classes :

Chacune de ces classes se subdivisent ensuite jusqu’à l'élément que représente précisément le compte.

Pour vous donner une idée, voici une liste, non exhaustive, des comptes utilisés par l'association :

• 110 : Report à nouveau (Résultats des années précédentes)
• 51211 : Banque
• 6063 : Fournitures diverses (Papier, piles, etc)
• 6132 : Locations Immobilières (B17)
• 6135 : Locations mobilières (Les V.M.)
• 6161 : Assurances
• 6257 : Réceptions (Frais des conférences)
• 6261 : Liaisons informatiques (Achats lignes FDN)
• 6265 : Téléphone (Abonnement Free)
• 6278 : Frais bancaires divers
• 70611 : Abonnement ADSL
• 7088 : Autres produits divers (Ventes de T-shirt)
• 7541 : Dons
• 756 : Cotisations adhérents

La numérotation est normalisée et définie dans une nomenclature présente dans le plan comptable générale

Pour les curieux, vous trouverez ici un exemple de plan comptable associatif complet.

La liste des enregistrement dans un compte peut donc, être représentée ainsi :

Attention : Les enregistrements sur le compte de banque se font à l'envers de ce que l'on peut voir sur le relevé bancaire ³⁾.

Pour alimenter les comptes comptables, il nous faut passer des écritures comptables. Pour cela, FAImaison utilise une comptabilité en partie double. Le principe est simple, chaque opération sur un compte (ressource) doit avoir une contre-partie dans un autre compte (emploi) pour être toujours équilibrée, c'est à dire que son solde (débit/crédit) doit toujours être à zéro.

Nous n'avons pas d'obligation légale sur la façon de tenir une comptabilité, nous fonctionnons donc avec la méthode la plus simple, qui est la comptabilité de trésorerie. En pratique, les différents flux sont comptabilisés en suivant le relevé bancaire.

Les écritures suivront donc le plus souvent ce schéma :

• Charges (décaissement) :

• Produits (encaissement) :

Une écriture peut compter autant de lignes que nécessaire, par exemple une remise de chèques avec une unique ligne d'encaissement en banque peut avoir pour contrepartie plusieurs lignes de produits (dons, cotisation, etc). Les comptes sont à utiliser en fonction de la nature de la charge ou du produit.

Pour se retrouver plus facilement dans les écritures, il est toujours intéressant de noter le plus d'informations possible lorsque l'on entre une opération : date, nom du tiers, n° de chèque, etc.

À la fin de l'exercice comptable, qui pour nous correspond à l'année civile, il faut constater le résultat de l'année.

Pour cela, nous soldons tous les comptes de charges et de produits, la différence (qui correspond au résultat comptable) est à enregistrer dans le compte 120 (ou 129 en cas de perte).

L'écriture se présente ainsi :

Les comptes 6 et 7 ont alors tous un solde de zéro.

Cette écriture de remise à zéro peut généralement être passée de façon automatique par les logiciels comptables et c'est le cas de Gnucash.

Il est à noter que la présentation du compte de résultat ne tient pas compte de cette dernière écriture (sinon il serait vide). Il détaille la façon, dont se constitue ce résultat.

Le bilan à l'inverse en tient compte. Le résultat y est inscrit au passif, dans les fonds propres.

Comptablement, cette opération consiste à resaisir les soldes des comptes 1 à 5 de la fin de l'exercice précédent sur le nouveau, les comptes 6 et 7 ayant été soldés par l'opération de clôture.

Le résultat de l'exercice précédent se trouve alors en compte 120 ou 129, suivant s'il s'agit d'un bénéfice ou d'une perte. Il nous reste alors à l'affecter selon la décision de l'AG, généralement en report à nouveau (110).

Dans le cas où notre logiciel permet d'effectuer la clôture de l'exercice, il n'y a pas à resaisir les soldes des comptes 1 à 5, il les reporte simplement sur la nouvelle période.

Chaque année, nous devons produire le bilan et le compte de résultat pour l'Assemblée Générale. Jusqu’à maintenant ces documents sont produit depuis un fichier ReStructuredText ⁴⁾.

À compléter

• Bilan
• Compte de résultat
• Balance
• Grand-livre

Le suivi des adhésions et des abonnements se fait dans notre super SI accessible depuis https://moncoin.faimaison.net/.

Les membres du bureau ont normalement un accès en administration sur le site. Dans le cas contraire contacter <adminsys (a) faimaison net>.

A noter : Le fichier “faimaison_adhesion.ods” dans le dépôt “bureau/treso-compta” n'est plus mis à jour.

Les relances de cotisations sont à faire manuellement (le scipt de relance n'est pas fiable), il faut donc que le fichier soit, autant que possible, à jour.

Le montant à prélever le premier mois est toujours délicat à calculer : il faut faire payer à partir du jour où l'email de FDN indique que la connexion est bien active.

Le plus simple est de paramétrer deux prélèvements automatiques : un pour le premier mois, exceptionnel (FAS + premier mois au prorata du nombre de jour), et un mensuel pour les mois suivants (30 €).

Les comptes sont suivis dans un tableur ⁵⁾

Les comptes sont suivis dans Grisbi ⁶⁾.

Faimaison utilise ce logiciel dans un fonctionnement un peu particulier pour avoir une comptabilité en partie double, car de base il ne le permet pas.

Chaque compte du plan comptable est représenté par un compte dans grisbi. Une opération est représentée par un virement d'un compte vers un autre (la contre-partie est ainsi gérée).

Il est possible dans grisbi d'automatiser les opérations récurrentes, comme par exemple le paiement des lignes ADSL.

Les comptes sont suivis dans GnuCash ⁷⁾.

Comme pour les autres documents de l'association, tous les documents relatif à la trésorerie sont déposés dans git.

Ce logiciel fonctionne, de base, avec une comptabilité en partie double. Il permet également d'importer plusieurs formats de fichier, dont les formats produits par notre banque (ça économise quand même la moitié de la saisie ).

• Importation de fichiers bancaires

Le Crédit Coopératif (notre banque) permet d'exporter les relevés bancaires dans plusieurs formats (L'OFX est plus simple à traiter dans GnuCash que le csv).

Dans un monde parfait cet export/import pourrait se faire tout les mois, histoire de tenir la comptabilité à jour…

Après export du fichier depuis le site de la banque, voici ce qu'il reste à faire :

• Clic : Fichier/Importer/Importer OFX-QFX
• On suit l'assistant d'importation…
• Il ne reste plus qu'à ventiler les lignes intégrées. Pour le moment, elles sont toutes dans le compte “Non soldé-EUR” (tout en bas du plan comptable) avec pour contrepartie le compte bancaire renseigné lors de l'importation.

• Affichage détaillé des écritures en saisie
  • Clic : Éditions/Préférences/Défaut du registre/Grand livre avec répartition auto

• Masquer les comptes non mouvementés sur la page d'accueil
  • Clic : Affichage/Filtrer par…
  • Onglet : Autres
  • Décocher : Afficher les comptes dont le solde est nul

• Bloquer la saisie sur un compte racine
  • Clic droit sur le compte : Édition/Éditer le compte/Ébauche

• Clôture des comptes automatique en fin d'année
  • Clic : Outils/Clôturer le livre
  • Une fenêtre s'ouvre alors, vous demandant de choisir la date de clôture (pour nous le 31/12 de l'année), ainsi que les comptes où basculer le solde. Dans le cas où il s'agit d'un bénéfice, il faut utiliser le comptes 120 (Pour le total des revenus et des dépenses), dans le cas où il s'agit d'une perte nous utiliserons le compte 129.
  • Tous les comptes 6 et 7 sont maintenant soldés. Le résultat est en attente de la décision d'affectation de l'A.G. dans le compte 120 ou 129.

• Éditer un grand-livre rapide d'un compte
  • Double cliquer sur le compte depuis la page d'accueil
  • Clic : Rapport/Rapport de compte (C'est exportable vers du html)

• Balance rapide
  • Clic : Rapport/Récapitulatif des comptes

• Éditer un grand-livre complet dans un format exploitable dans un tableur
  • Clic : Rapport/Actif & Passif/Grand-Livre - De base le rapport ne permet pas grand chose, il faut cliquer sur “Édite les options du rapport”, puis y faire les sélections suivantes :
    • Onglet “Comptes”
      • Fenêtre compte (en haut) déplier tout les comptes en commençant par les derniers en sélectionnant le groupe et en cliquant sur sélectionner les enfants
      • Faire de même pour tous les groupes
      • Une fois que tous les comptes sont visible : Cliquer sur “Tout sélectionner”
    • Onglet “Affichage”, seules les options suivantes doivent être cochées
      • Date
      • Description
      • Nom du compte
      • Code du compte
      • Inverse le signe : Sélectionner “Aucun”
    • Onglet “Général”
      • Si besoin, ajuster la date de début et de fin de la sélection
      • Modifier le titre (facultatif)
    • Onglet “Tri”
      • Tout décocher
      • Le reste est OK
  • A noter : Il est possible d'enregistrer ces sélections, via “Fichier/Enregistrer rapport”. Le rapport avec nos sélections reste alors disponible via “Rapports/Rapport personnalisés”.

Le principe des dons manuels :

Toute association régulièrement déclarée peut recevoir un don manuel (c’est-à-dire effectué “ de la main à la main ”), sans qu’il soit nécessaire d’établir un acte notarié […].
Un tel don ne comporte aucune contrepartie et ne donne lieu, en principe, à la perception d’aucun droit d’enregistrement […].

Il faut simplement les intégrer à la comptabilité de l'association et déterminer si les dons sont affectés (i.e. le donateur souhaite que l'argent soit utilisé pour un projet particulier) ou non affecté (l'association décide de la meilleur façon d'utiliser l'argent).

Sources :

• Guide pratique des règles comptables et financières ; la documentation française p.23 à 37
• Guide des associations édition 2009-2010 ; la documentation française p.83 à 85
• Guide pratique de l'association (Pays de la Loire) 10e édition 2013-2014 p.30, 158, 169, 170
• Fiscalité des dons manuels aux associations en France
• Financer son association : les dons manuels
• Une analyse un peu plus détaillée de l'aspect fiscal sur le wiki FFDN.

1. Récupérer la fiche d'adhésion complétée
2. Mettre à jour la liste des adhérents dans coin ⁸⁾
3. Envoyer un mail à <adminsys (a) faimaison net> pour ajouter l'adresse mail du nouveau membre aux listes de diffusion
4. Indiquer au nouveau membre de consulter Accueil des nouveaux membres sur le wiki.

Les opérateurs de communications électroniques sont assujettis au paiement d'une taxe annuelle, dite administrative, dont le montant de base est de 20 000 € par an. Des minorations et majorations de ce montant sont applicables dans certains cas en fonction du chiffre d'affaires réalisé.

En pratique nous n'avons rien à payer, car :

La loi de finances prévoit une exonération pour les opérateurs dont le chiffre d'affaires hors taxes lié aux activités de communications électroniques mentionnées à l'article L. 33-1 précité est inférieur à un million d'euros.

Mais pour cela, il faut déclarer notre C.A. auprès de l'arcep via leur extranet. Cette déclaration est à faire avant le 1er Mai de chaque année, la date butoir étant transmise par mail sur l'adresse de contact que nous leur avons donné (la liste bureau depuis 2015).

Quelques liens :

• ARCEP - Espace opérateurs
• ARCEP - Déclaration L.33-1
• Taxes administratives dues par les opérateurs de réseaux
• Guide Juridique (voir page 23)

Cas des commandes de briques internet….

Lorsque l'association fait une commande groupée au bénéfice des membres (ou pas), peut elle émettre une facture pour permettre aux gens d'avoir un justificatif d'achat ?

Sur le principe oui, mais pas tout à fait, car :

• Une facture est un document qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou services et c'est quelque chose d'assez encadré au niveau légal/fiscal, qui implique (presque) qu'une marge soit réalisée (ce qui n'est pas l'objet de notre asso et est limite sur le plan fiscal).
• Dans ce type de cas on est juste intermédiaire entre les vendeurs et les acheteurs, la marge est de zéro. On ne fait que refacturer le montant que l'on a avancé. Ce qui correspond plus à un débours (et non ce n'est pas un gros mot !).

Les débours sont des sommes engagées au nom et pour le compte d'autrui :

• La comptabilisation des débours et des remboursements de frais
• Comptabilisation des débours et conséquences fiscales

L'idée serait donc d'émettre un document intitulé Note de débours et non facture sur le même format qu'une facture sur lequel on indique le montant que l'on refacture à l'euro près (égale au prix unitaire d'achat) avec en justificatif, agraphé à la note, la copie des factures initiales.

Comme peut le faire une agence immobilière quand elle refacture l'eau à un locataire…

Et ça permet aux pro d'avoir un justificatif de frais malgré tout

• Sources règlementaires (efficace en cas d'insomnie)
  • Autorité des normes comptables
  • Plan comptable général
  • Recueil des normes comptables
  • Règlement n° 99-01 du 16 février 1999 relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations

• Sources documentaires
  • La réglementation comptable applicable aux associations
  • La comptabilité générale
  • Les principes comptables
  • Délai d'archivage des documents
  • Portail associations sur service-public.fr
  • Tuto GnuCash

• Chez les voisins :
  • La compta chez FDN
  • La compta chez aquilanet
  • wiki FFDN : Administratif
  • wiki FFDN : Comptabilité
  • wiki rhizome : le guide du (vice-)trésorier
  • La compta chez rhizome
  • La compta chez grifon