Animation mensuelle

Le role de l'animation du mois, comme son nom l'indique, tourne chaque mois. Il sert a prévenir les membres de l'association des différents temps forts du mois, a savoir la réunion décisionnelle, les ateliers et l'apéro. Une page dédiée existe sur le détail de ces moments.

L'animation du mois prend également en charge la publication du compte-rendu de la réunion décisionnelle au format PDF sur le sujet associé à l'évènement sur le forum.

Faimaison est membre actif de Bellamy17 (B17), lieu autogéré où se réunissent plusieurs autres collectifs.

Faimaison doit réserver les salles à l'avance pour ses ateliers et réunions afin que B17 ait une visibilité sur notre utilisation du lieu ; et pour qu'on ne réserve pas une salle à la même date qu'un autre groupe.

Il suffit de contacter la/le référent-e de B17 par SMS au 06 99 95 79 55. Pour chaque évènement, il convient d'annoncer :

• le groupe qui réserve (Faimaison)
• la salle réservée (le plus souvent c'est la “grande salle”)
• la date et l'heure (début, fin si pertinent)

Les réservations de salle sont inscrites sur le tableau dans la cuisine de B17. Faimaison ayant le statut de “membre actif” nous pouvons réserver des salles nous-mêmes via le tableau, à condition d'en informer le/la référent-e de B17.

En dehors des 3ème et 4ème jeudi du mois, nous tenons des permanences / ateliers à B17. C'est l'occasion d'avancer ensemble sur divers chantiers de l'association, par exemple : la transparence des prix, la comptabilité, l'administration système, la rédaction de documentation, etc.

L'annonce des ateliers se fait sur discourse dans la catégorie #communauté. Une réponse prédéfini existe sous le nom : Atelier - <date>

Une fois le modèles copié. Il y a quelques modifications à apporter :

• Titre : mettre la date au format aaaa-mm-jj (e.g : 2023-04-20)
• Étiquette : mettre *évènement* et *atelier*
• Ajouter un lieu : mettre le lieu à B17
• corps du message dans la balise *[event]*, modifier les dates de début et fin pour qu'elles correspondent à celle du titre

Une fois ces modifications faîtes, on peut créer le sujet, qui sera également automatiquement publié dans le canal IRC/Matrix de FAImaison.

Chaque 3ème jeudi du mois, nous nous réunissions dans un bar pour un apéromaison. Un lieu doit donc être trouvé et réservé. Vous pouvez choisir le lieu que vous souhaitez :)

→ détails sur l'organisation de l'apéromaison.

Une fois un lieu réservé, l'information doit être annoncée (comme pour les annnonces atelier) sur le forum/discourse dans la catégorie #Communauté via la réponse prédéfinie Apéromaison - <date> et sera également automatiquement publié dans le canal IRC/Matrix de FAImaison.

Chaque 4ème jeudi du mois nous nous réunissons pour une réunion décisionnelle. Elle permet de faire le point ensemble sur les projets de l'association et d'acter si nécessaire des décisions.

L'ordre du jour de la réunion se construit en grande partie en avance. Dans l'association nous utilisons les pads pour préparer les réunions et prendre des notes pendant celle-ci.

• chaque réunion décisionnelle possède son propre pad qui contiendra un contenu évolutif :
  • ordre du jour (en amont)
  • prise de notes (pendant)
  • compte-rendu (après relectures/complétion/amélioration des notes)

l'ODJ est structuré de sorte à discuter, dans l'ordre :

1. état des lieux de l'association : nb de lignes, activités interne des groupes d'activités, du bureau,tâches en cours etc.
2. évoquer les activités des structure amis : ouest-network, ffdn, b17.
3. annoncer les évènements passé et à venir
4. discuter, débattre et prises de décisions

Un squelette est fourni pour guider les personnes présente sur les thèmes à évoquer pendant la réunion avec différentes sections. Ce squelette est à utiliser pour chaque réunion (voir section ci-dessous).

Après création du pad pour la réunion à venir et afin d'accélérer la réunion, il est recommandé aux groupes suivi-*, admin, bureau,référent/point de contact, etc., de remplir préalablement leur section avant la réunion pour que celle-ci ne soit qu'une lecture et une simple séance de réponse/question entre les membres et les groupes/responsables.

Créer le pad demande de « fusionner » plusieurs sources d'infos, suivez l'guide :

1. Déterminer l'URL du pad de la réunion du mois ; elle sera de la forme https://hedgedoc.faimaison.net/cr-reu-AAAA-MM-JJ (remplacer AAAA-MM-JJ par la date)
2. Ouvrir l'URL dans le navigateur (cela suffit à créer un pad vide)
3. Copier-coller le squelette aller à la page https://hedgedoc.faimaison.net/template-reu-deci?both# et copier le contenu dans le pad dédié pour la réunion
4. Ne pas hésiter à retravailler le CR, par exemple pour le préciser, tenter de le minuter ; ou le réduire si il paraît trop conséquent à ce stade (toujours en accord avec les personnes qui proposent les sujets, évidemment).

Une fois le pad initialisé, il faut envoyer l'information sur Discourse dans #discussion-interne pour annoncer la réunion, son lieu, et l'URL. C'est mieux de le faire quelques jours avant (>= 24h).

Un template est déjà prêt à être utilisé pour faire l'annonces. Il suffit commencer à rédiger un message dans #discussion-interne. Dans l'éditeur, trouver les réponses prédéfinit et choisir Réunion décisionnelle - <date>

Une fois le modèles copié. Il y a quelques modifications à apporter :

• Titre : mettre la date au format aaaa-mm-dd (e.g : 2023-04-20)
• Étiquette : mettre évènement et réunion
• Ajouter un lieu : mettre le lieu à B17
• corps du message :
  • dans la balise [event], modifier la date pour qu'elle correspond à celle du titre
  • Au milieu : renseigner correctement la date dans le lien vers le pad du CR

Une fois ces modifications faîtes, on peut poster le sujet.

Lors de la réunion décisionelle qui intervient généralement en fin de mois, il se peut que les animateurices du mois suivant ne soient pas présent-e-s. Dans ce cas là, leur faire un mail de rappel histoire qu'ils n'oublient pas.

Il peut être intéressant en début de réunion de clarifier qui prend les notes (plusieurs personnes ça peut être plus confortable, et que ça ne soit pas les animateurices est également plus confortable)

Les animateurices font une dernière passe et envoient le compte-rendu de réunion.

Une fois le Compte-rendu prêt pour être diffusé. publier le document dans hedgedoc afin de faire un export en pdf.

L'export en pdf se fait en utilisant la fonction d'impression du navigateur, il faut êter vigilant de choisir de sauvegarder en fichier pdf et non imprimer sur des feuilles papier

Une fois de PDF disponible, faire une réponse dans le thread discourse de l'annonce de la réunion et joindre le pdf

Quand on a la chance d'avoir un 5ème jeudi dans le mois, on en profite généralement pour organiser un atelier !