Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- bureau:compta:activite_recurrente [2018/07/05 20:13] – daimrod
+++ bureau:compta:activite_recurrente [2021/04/05 10:27] (Version actuelle) – [Génération de reçu de dons] gde
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   - Envoyer un mail sur bureau@ pour indiquer que cela a été fait
-===== Scan des relevés bancaires =====
-Scanner les relevés bancaires dans bureau/treso-compta/extraction_banque/Scan_Banque/.
+===== Compta du mois =====
-===== Ventilation =====
+**  Sur Coopacces :**
+  Télécharger l'export CSV du mois
+    -> bureau/treso-compta/extraction_banque/Relevés_bancaires/export_banque_<ANNEE>-<MOIS>.csv
+  Télécharger le relevé en ligne
+    -> bureau/treso-compta/extraction_banque/Scan_Banque/relevé/<ANNÉE>/relevé_<MOIS>.pdf
+  Ouvrir le fichier (1)
-  - Récupérer les données bancaires
+**  Sur Collect Online :**
-  - Importer les données dans gnucash
+  Télécharger la liste des prélèvements depuis la dernière fois
-  - Ventiler les transactions non-ventilées
+    -> bureau/treso-compta/extraction_banque/Echeance_Export_<ANNÉE>-<MOIS>.csv (ex : Echeance_Export_2019-01.csv)
-  - Rapprocher les transactions importées avec les relevés bancaires scannés
+  Ouvrir le fichier (2)
-  - Remplir le plan de trésorerie bureau/treso-compta/faimaison-Plan_de_trésorerie.ods
-  - Convertir le plan de trésorerie de l'année au format PDF et l'envoyer sur annonces-membres@
+**  Dans LibreOffice :**
+  Ouvrir le fichier export_banque_<ANNEE>-<MOIS>.csv
+    - jeu de caractères : ISO-8859-1
+    - séparé par : point-virgule (uniquement !)
+  Éditer le fichier en supprimant les moins "-" dans la colonne "Débit" et enregister au format CSV
+**  Dans GnuCash :**
+  Ouvrir bureau/treso-compta/gnucash/FAImaison_compta.gnucash
+  Importer le CSV
+    - Fichier > Importer des transactions depuis un CSV > sélectionner l'export CSV du mois
+    - début et fin du fichier : seulement les lignes de transaction
+    - encodage : ISO-8859-1
+    - séparateurs : point-virgule (uniquement !)
+    - format de date : j-m-a
+    - colonnes : date, num, notes, retrait, dépôt, description
+    - compte : 51211_Banque Crédit Coopératif
+  Ventillation
+    - vérifier que le montant final correspond à celui du relevé bancaire PDF (1)
+    - ventiller chaque transaction en suivant le PDF
+    - ventiller les prélèvements S-money à l'aide du CSV détaillé (2)
+  Rapprochement
+    - Actions > Rapprocher
+    - entrer le montant du relevé PDF (1)
+    - comparer les transactions et rapprocher
+  Plan de trésorerie
+    - se placer sur le compte CC 51211
+    - Rapports > Revenus & Dépenses > Flux monétaire
+    - éditer les options du rapport : date début / date fin
+** Dans LibreOffice :**
+  Ouvrir bureau/treso-compta/faimaison-Plan_de_trésorerie.ods
+  Remplir le plan de trésorerie
+  Mettre à jour la date de dernière modification
+  Convertir le plan de trésorerie de l'année au format PDF et l'envoyer sur annonces-membres@
+**Dans COIN :**
+  Mettre à jour les cotisations
 ====== Actions récurrentes Annuelles ======
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 ===== Génération de reçu de dons =====
-Il y a un template de reçu de dons dans bureau/treso-compta/factures_emises/template/recu_de_don.odt. Les reçus sont sauvegardés dans bureau/treso-compta/factures_emises/.
+Il y a un template de reçu de dons dans bureau/treso-compta/recus_de_dons/template/recu_de_don.odt. Les reçus sont sauvegardés dans bureau/treso-compta/recus_de_dons/<année>/.
 ===== Déposer les chèques à la banque =====
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 A noter : Le fichier "faimaison_adhesion.ods" dans le dépôt "bureau/treso-compta" n'est plus mis à jour.
-==== Gestion des adhérents ====
+==== Gestion des cotisations adhérents ====
+Pour chaque année cotisée, un objet cotisation est enregistré dans COIN.
+COIN envoie des mails de relance automatiquement à l'approche de l'échéance de l'adhésion de tous les membres. Il faut donc bien rajouter les cotisations lorsqu'on les reçoit (en liquide, en chèque ou par virement bancaire), sans quoi le membre continuera à recevoir des relances.
+==== Gestion des abonnements xDSL ====
-Notre SI, COIN, envoie des mails de relance automatiquement à l'approche de l'échéance de l'adhésion de tous les membres. Il faut donc bien rajouter les cotisations lorsqu'on les reçoit (en liquide, en chèque ou par virement bancaire), sans quoi le membre continuera à recevoir des relances.
+Procédure à l'ouverture d'une ligne :
+  * créer le membre dans COIN s'il n'existe pas et lui ajouter un abonnement xDSL,
+  * créer un nouveau débiteur sur Collect Online,
+  * mettre en place un échéancier de 78€ pour les FAS (sous 3 jours),
+  * générer et envoyer le mandat de prélèvement à l'abonné·e
+  * une fois que les FAS ont été réglés :
+    * mettre en place un échéancier pour la cotisation : 16€ ou 8€ (vérifier COIN),
+    * mettre à jour COIN (date + décocher la relance automatique),
+    * demander le lancement de la procédure de création de ligne,
+  * une fois que la ligne est ouverte et que le mandat SEPA et complété et signé :
+    * stocker le mandat SEPA dans git Bureau (non stocké sur Collect Online)
+    * mettre un échéancier pour le premier mois : prélevé le 10 du mois suivant au prorata¹,
+    * mettre un échéancier pour les mois suivants : prélevé le 10 du mois d'après (30€ ou 40€).
-==== Gestion des abonnés xDSL ====
+¹ Le montant à prélever le premier mois est toujours délicat à calculer : il faut faire payer à partir du jour où l'email de FDN indique que la connexion est bien active.
-Le montant à prélever le premier mois est toujours délicat à calculer : il faut faire payer à partir du jour où l'email de FDN indique que la connexion est bien active.
+==== Désabonnement xDSL ====
-Le plus simple est de paramétrer deux prélèvements automatiques : un pour le premier mois, exceptionnel (FAS + premier mois au prorata du nombre de jour), et un mensuel pour les mois suivants (40 €).
+  - Supprimer les prélèvements automatiques (mensuel et annuel)
+  - Si l'abonné reste adhérent à FAImaison, réactiver le mail de relance de cotisation dans COIN