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animation_mensuelle

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animation_mensuelle [2023/04/29 06:54] – [Ordre du jour] retrait de la référence à l'ordre du jour permanent qui n'a plus d'intérêt gdeanimation_mensuelle [2024/02/08 20:05] (Version actuelle) – [Annonce de l'apéromaison] ilosu
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 Il sert a prévenir les membres de l'association des différents temps forts du mois, a savoir la réunion décisionnelle, les ateliers et l'apéro. Une page dédiée existe sur le [[organisation_decisions|détail de ces moments]]. Il sert a prévenir les membres de l'association des différents temps forts du mois, a savoir la réunion décisionnelle, les ateliers et l'apéro. Une page dédiée existe sur le [[organisation_decisions|détail de ces moments]].
  
-L'animation du mois prend également en charge la publication du compte-rendu de la réunion décisionnelle, de la coordination des co-rédacteur·rice·s à l'envoi du PDF aux membres. +L'animation du mois prend également en charge la publication du compte-rendu de la réunion décisionnelle au format PDF sur le sujet associé à l'évènement sur le forum.
 =====Réservation de salle===== =====Réservation de salle=====
  
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 =====Annonce des ateliers===== =====Annonce des ateliers=====
  
-En dehors des 3ème et 4ème jeudi du mois, nous tenons des permanences / ateliers à B17. C'est l'occasion d'avancer ensemble sur divers chantiers de l'association, par exemple : la transparence des prix, la comptabilité, le développement pour coin, l'administration système, la rédaction de documentation, etc.+En dehors des 3ème et 4ème jeudi du mois, nous tenons des permanences / ateliers à B17. C'est l'occasion d'avancer ensemble sur divers chantiers de l'association, par exemple : la transparence des prix, la comptabilité, l'administration système, la rédaction de documentation, etc.
  
 L'annonce des ateliers se fait sur discourse dans la catégorie #communauté. L'annonce des ateliers se fait sur discourse dans la catégorie #communauté.
-Une réponse prédéfini existe  sous le nome : **Atelier - <date>** +Une réponse prédéfini existe  sous le nom : **Atelier - <date>** 
  
 {{:annonces_atelier_discourse.png?400|}} {{:annonces_atelier_discourse.png?400|}}
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 Une fois le modèles copié. Il y a quelques modifications à apporter : Une fois le modèles copié. Il y a quelques modifications à apporter :
  
-  * **Titre** : mettre la date au format aaaa-mm-dd (e.g : 2023-04-20)+  * **Titre** : mettre la date au format aaaa-mm-jj (e.g : 2023-04-20)
   * **Étiquette** : mettre *évènement* et *atelier*   * **Étiquette** : mettre *évènement* et *atelier*
   * **Ajouter un lieu** : mettre le lieu à B17   * **Ajouter un lieu** : mettre le lieu à B17
-  * **corps du message** dans la balise *[event]*, modifier la date pour qu'elle correspond à celle du titre +  * **corps du message** dans la balise *[event]*, modifier les dates de début et fin pour qu'elles correspondent à celle du titre
- +
-Une fois ces modifications faîtes, on peut envoyer l'annonce+
  
 +Une fois ces modifications faîtes, on peut créer le sujet, qui sera également automatiquement publié dans le canal IRC/Matrix de FAImaison.
 =====Annonce de l'apéromaison===== =====Annonce de l'apéromaison=====
  
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 -> [[ressources:organisation_aperomaison|détails sur l'organisation de l'apéromaison]]. -> [[ressources:organisation_aperomaison|détails sur l'organisation de l'apéromaison]].
  
-Une fois un lieu réservé, l'information doit être annoncée sur la liste info@ (pour les personnes extérieures à l'association) et sur la liste annonces-membres@ (pour les membres de l'association). Il peut être utile également de relayer sur le [[https://twitter.com/faimaison|compte twitter]] et [[https://mastodon.social/@FAImaison|mastodon]] de l'association((pour cela il vous faut l'accès à ces comptes, ou bien demander un relais à une personne qui en dispose)) +Une fois un lieu réservé, l'information doit être annoncée (comme pour les annnonces atelier) sur le forum/discourse dans la catégorie [[https://forum.faimaison.net/c/communaute/24|#Communauté]] via la réponse prédéfinie **Apéromaison - <date>** et sera également automatiquement publié dans le canal IRC/Matrix de FAImaison.
- +
-====Modèle de mail pour la liste info@==== +
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-Objet du mail : Apéromaison <jour> <mois> à <lieu> +
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-<code> +
-Bonjour, +
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-Internet ça se fabrique et ça se rencontre ! +
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-Jeudi prochain c'est apéromaison¹, venez donc échanger avec les +
-différents êtres humains qui composent votre FAI associatif préféré +
-autour d'un verre. +
- +
-Nous pourrons y discuter de FAImaison et de ses activités, +
-d'informatique, ou de liberté, de wifi ou de vie privée, liste +
-non exhaustive… Ce moment d'échange relax est ouvert à tou·te·s. +
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-**RDV <jour mois> à partir de <heure> au <lieu>²**, à Nantes +
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-¹ https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=organisation_decisions#aperomaison_3eme_jeudi_du_mois +
-² <insérer un lien openstreetmap du lieu de rdv> +
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-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ ==== +
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-Objet du mail : Apéromaison <jour> <mois> à <lieu> +
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-Bonjour, +
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-Internet ça se fabrique et ça se rencontre ! +
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-Jeudi c'est apéromaison¹, venez donc échanger avec les différents +
-êtres humains qui composent votre FAI associatif préféré autour +
-d'un verre. +
- +
-Nous pourrons y discuter de FAImaison et de ses activités, +
-d'informatique, ou de liberté, de wifi ou de vie privée, liste +
-non exhaustive… Ce moment d'échange relax est ouvert +
-à tou·te·s. +
- +
-Pour faciliter l'accueil, essayez d'être visible (affiches, t-shirt, …) +
-et d'être à l'écoute de nouveaux·elles qui se présenteraient à l'apéro. +
- +
-**Rendez-vous le <jour mois> à partir de <heure> au <lieu>²**, à Nantes. +
- +
-Par ailleurs, un local est mis à disposition par ALIS44 pour les membres de +
-FAImaison au 60 rue de la Bottière à Nantes : on peut y travailler au calme ou +
-procrastiner dans le jardin. C'est ouvert le lundi de 14h à 18h, sauf le lundi +
-qui suit le premier samedi du mois, ALIS44 étant fermée. +
- +
-¹ https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=organisation_decisions#aperomaison_3eme_jeudi_du_mois +
-² <insérer un lien openstreetmap du lieu de rdv> +
-</code>+
  
 =====Annonce de la réunion décisionnelle===== =====Annonce de la réunion décisionnelle=====
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     * compte-rendu (après relectures/complétion/amélioration des notes)     * compte-rendu (après relectures/complétion/amélioration des notes)
  
-Il est vivement recommandé, pour ne pas alourdir la tâche des bénévoles, que les prise de notes soient suffisamment clair pour être expidié le soir même ou le lendemain+=== structure de l'ordre du jour === 
 + 
 +l'ODJ est structuré de sorte à discuter, dans l'ordre : 
 +  - état des lieux de l'association : nb de lignes, activités interne des groupes d'activités, du bureau,tâches en cours etc. 
 +  - évoquer les activités des structure amis : ouest-network, ffdn, b17. 
 +  - annoncer les évènements passé et à venir 
 +  - discuter, débattre et prises de décisions  
 + 
 +Un squelette est fourni pour guider les personnes présente sur les thèmes à évoquer pendant la réunion avec différentes sections. 
 +Ce squelette est à utiliser pour chaque réunion (voir section ci-dessous). 
 + 
 +Après création du pad pour la réunion à venir et afin d'accélérer la réunion, il est recommandé aux groupes suivi-*, admin, bureau,référent/point de contact, etc., de remplir préalablement leur section avant la réunion pour que celle-ci ne soit qu'une lecture et une simple séance de réponse/question entre les membres et les groupes/responsables.  
 ====Création du pad de la réunion du mois==== ====Création du pad de la réunion du mois====
  
Ligne 121: Ligne 76:
   - **Déterminer l'URL** du pad de la réunion du mois ; elle sera de la forme https://hedgedoc.faimaison.net/cr-reu-AAAA-MM-JJ (remplacer AAAA-MM-JJ par la date)   - **Déterminer l'URL** du pad de la réunion du mois ; elle sera de la forme https://hedgedoc.faimaison.net/cr-reu-AAAA-MM-JJ (remplacer AAAA-MM-JJ par la date)
   - **Ouvrir l'URL** dans le navigateur (cela suffit à créer un pad vide)   - **Ouvrir l'URL** dans le navigateur (cela suffit à créer un pad vide)
-  - **Sauvegarder l'URL** dans la liste située en haut du pad https://pad.faimaison.net/p/odj pour ne pas l'oublier +  - **Copier-coller le squelette** aller à la page https://hedgedoc.faimaison.net/template-reu-deci?both# et copier le contenu dans le pad dédié pour la réunion 
-  - **Copier-coller le squelette** d'ordre du jour qui se trouve ici : https://hedgedoc.faimaison.net/cr-reu-2021-05-27 https://git.faimaison.net/faimaison-membres/membres/-/raw/master/outils/prepareu/squelette-pad-reu.tmpl.md +  - **Ne pas hésiter à retravailler le CR**, par exemple pour le préciser, tenter de le minuter ; ou le réduire si il paraît trop conséquent à ce stade (toujours en accord avec les personnes qui proposent les sujets, évidemment).
-  - **Remplacer les mots clefs** qui ont une forme type ''_MOT_CLEF_'' par des infos pertinentes :-p. +
-  - **Ventiler les différents points soumis par les membres** issus du pad d'ODJ permanent https://hedgedoc.faimaison.net/odj entre la section « annonces » et la section « discussions » du pad de la réunion du mois. Penser à les supprimer du pad https://hedgedoc.faimaison.net/odj +
-  - **Ne pas hésiter à retravailler l'ODJ**, par exemple pour le préciser, tenter de le minuter ; ou le réduire si il paraît trop conséquent à ce stade (toujours en accord avec les personnes qui proposent les sujets, évidemment).+
  
  
-Une fois le pad initialisé, il faut envoyer l'information à la liste annonces-membres@ pour annoncer la réunion, son lieu, et l'URL. C'est mieux de le faire quelques jours avant (>= 24h).+Une fois le pad initialisé, il faut envoyer l'information sur Discourse dans #discussion-interne pour annoncer la réunion, son lieu, et l'URL. C'est mieux de le faire quelques jours avant (>= 24h).
  
-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ ====+==== Annonce dans Discourse ====
  
-Objet du mail : Réunion décisionnelle le <jour> <mois>+Un template est déjà prêt à être utilisé pour faire l'annonces. 
 +Il suffit commencer à rédiger un message dans #discussion-interne. Dans l'éditeur, trouver les **réponses prédéfinit** et choisir **Réunion décisionnelle - <date>**
  
-<code> +{{::annonce_reu_decisionnelle.png?400|}}
-Bonjour, +
-Ce jeudi a lieu la réunion décisionnelle de l’association à B17. Le lieu sera ouvert à partir de 19h, le temps de s'installer, manger, papoter,etc. La réunion en elle-même commencera à *20h*. +
-Cette réunion nous permet de passer en revue ce qui c'est passé dernièrement et d'aborder les projets futurs. +
-Des premiers éléments ont été mis à l'ordre du jour sur le pad : https://hedgedoc.faimaison.net/cr-<annee>-<mois>-<jour>, n'hésitez pas à ajouter les vôtres !+
  
-Par ailleurs, un local est mis à disposition par ALIS44 pour les membres de FAImaison au 60 rue de la Bottière à Nantes : on peut y travailler au calme ou procrastiner dans le jardin. C'est ouvert le lundi de 14h à 18h, sauf le lundi qui suit le premier samedi du mois, ALIS44 étant fermée.+Une fois le modèles copié. Il y a quelques modifications à apporter :
  
-</code>+  * **Titre** : mettre la date au format aaaa-mm-dd (e.g : 2023-04-20) 
 +  * **Étiquette** : mettre **évènement** et **réunion** 
 +  * **Ajouter un lieu** : mettre le lieu à B17 
 +  * **corps du message** :   
 +    * dans la balise **[event]**, modifier la date pour qu'elle correspond à celle du titre 
 +    * Au milieu : renseigner correctement la date dans le lien vers le pad du CR
  
 +Une fois ces modifications faîtes, on peut poster le sujet.
 =====Transmission du rôle d'animateurice===== =====Transmission du rôle d'animateurice=====
 Lors de la réunion décisionelle qui intervient généralement en fin de mois, il se peut que les animateurices du mois suivant ne soient pas présent-e-s. Dans ce cas là, leur faire un mail de rappel histoire qu'ils n'oublient pas. Lors de la réunion décisionelle qui intervient généralement en fin de mois, il se peut que les animateurices du mois suivant ne soient pas présent-e-s. Dans ce cas là, leur faire un mail de rappel histoire qu'ils n'oublient pas.
Ligne 157: Ligne 112:
 </WRAP> </WRAP>
  
-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ ==== +==== Publication du Compte-rendu ====
- +
-Objet du mail : [CR] Compte-rendu du <jour> <mois> +
- +
-<code> +
-Bonjour,+
  
-Voici en pièce jointe le compte-rendu de la réunion du <jour> <mois> +Une fois le Compte-rendu prêt pour être diffusé. 
-dernier, disponible en markdown et pdf.+publier le document dans hedgedoc afin de faire un export en pdf.
  
-Le compte-rendu est aussi disponible dans le dépôt git membres +L'export en pdf se fait en utilisant la fonction d'impression du navigateur, il faut êter vigilant de choisir de sauvegarder en fichier pdf et non imprimer sur des feuilles papier ;-)
-(https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=git).+
  
-Merci aux rédacteur·rice·s du compte-rendu ! +Une fois de PDF disponible, faire une réponse dans le thread discourse de l'annonce de la réunion et joindre le pdf
-</code>+
  
 =====Et le 5ème jeudi du mois ?===== =====Et le 5ème jeudi du mois ?=====
 Quand on a la chance d'avoir un 5ème jeudi dans le mois, on en profite généralement pour organiser un atelier ! Quand on a la chance d'avoir un 5ème jeudi dans le mois, on en profite généralement pour organiser un atelier !
animation_mensuelle.1682751251.txt.gz · Dernière modification : 2023/04/29 06:54 de gde