Outils pour utilisateurs

Outils du site


transparence:transparence

Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

Lien vers cette vue comparative

Les deux révisions précédentesRévision précédente
Prochaine révision
Révision précédente
transparence:transparence [2017/11/30 21:17] – [Décompte des différents abonnements] mauvais lien jocelyndtransparence:transparence [2020/07/06 14:26] (Version actuelle) – [B. Ajouter les nouveaux coûts et répercuter les modifications de coût] ajout de la capture d'écran pour la modif du total de matos. jocelynd
Ligne 1: Ligne 1:
-FAImaison dispose d'un outil qui permet de générer des rapports de transparence tous les mois. C'est-à-dire qu'il calcule le coût de revient de chaque service proposé par l'association, en fonction des charges que l'association paie à ses fournisseurs.+====== Tutoriel : Saisie d'un rapport de transparence ======
  
-Il est disponible ici : https://transparence.faimaison.net/+FAImaison publie mensuellement un **rapport de transparence**. Ce document 
 +liste les coûts de l'association et les ventile entre les différents services. 
 +Cela permet à l'outil((https://code.ffdn.org/jocelyn/transparency/)) de calculer **un coût de revient par service** permettant d'orienter les membres dans le choix de leur **prix libre**.
  
-Il y a 2 parties : +Ça se passe en ligne :
-  * https://transparence.faimaison.net/public/ : c'est l'interface publique accessible sans mot de passe +
-  * les pages de détail des calculs accessibles depuis la page publique nécessite un identifiant qui est fournit avec chaque transparence +
-  * https://transparence.faimaison.net/admin/ l'interface d'administration qui permet de générer les nouveaux rapports de transparence+
  
-====== Howto faire le rapport de transparence du mois passé ======+  * consultation des rapports((info générales publiques, mais nécessite un compte pour avoir accès aux infos détaillées, demander à bureau at faimaison point net)) : https://transparence.faimaison.net  
 +  * saisie des rapports((nécessite un compte admin, demander à bureau at faimaison point net)) : https://transparence.faimaison.net/admin 
  
-===== Informations préliminaires =====+===== Que fait l'outil de transparence ? =====
  
-Avant de commencer un nouveau rapport de transparenceil faut réunir un certain nombre d'informations disséminées un peu partout :)+L'outil de transparence est un outil de calcul : on y saisit des données en 
 +entréesur lesquelles l'outil se base pour en produire d'autres en sortie. Cette 
 +sortie constitue **le rapport de transparence**.
  
-==== Décompte des différents abonnements ==== +==== Les données à saisir (entrée) ====
-[[https://moncoin.faimaison.net|COIN]], l'outil qui sert à gérer le SI de l'association génère un fichier JSON qui contient le nombre d'abonnement à chaque service. Il faut aller à l'url suivant, en replaçant la date par celle du dernier jour du mois concerné : https://moncoin.faimaison.net/subscription/api/v1/count?date=2016-12-31+
  
-<code> +  * **Dépenses engagées par l'asso**au titre de la fourniture des services à prix libre ((ndlrtout sauf l'accès xDSL)) 
-[{"name": "VPN""reference""VPN", "subscriptions_count"16},  +    * **Investissements**dont 
-{"name": "H\u00e9bergement Laptop / Mini-ITX""reference""HOST-MINI", "subscriptions_count": 3},  +      * **les frais d'accès** payés une seule fois (exfrais d'accès à un hébergement en centre de données) 
-{"name""ADSL non d\u00e9group\u00e9", "reference": "ADSL-NDEG", "subscriptions_count": 4},  +      * **Le matériel effectivement utilisé** ((on ne comptabilise pas le matériel « dormant » dans les rapports de transparence)). Ce qui nous intéresse dans le matériel est sa valeur marchande. 
-{"name": "WiFi St F\u00e9lix", "reference": "WIFI", "subscriptions_count": 7},  +    * **Coûts récurrents** (exabonnement mensuel de l'uplink d'un réseau de quartier) 
-{"name": "H\u00e9bergement nano-ordinateur (nuc/brix/raspi)", "reference": "HOST-NANO", "subscriptions_count": 5},  +  * **Répartition de l'usage** des ressources par type de service (exle service de virtualisation utilise 2U sur les 24 de la baie réseau de FAImaison et    consomme 1A sur les 6A du contrat d'électricité) 
-{"name""ADSL d\u00e9group\u00e9 partiel", "reference": "ADSL-DEGP", "subscriptions_count": 10},  +  * **Nombre d'abonnements à chaque service**
-{"name""H\u00e9bergement U", "reference": "HOST-U", "subscriptions_count": 2},  +
-{"name": "VM", "reference": "HOST-VM", "subscriptions_count": 10},  +
-{"name": "WiFi Botti\u00e8re", "reference": "WIFI", "subscriptions_count": 5}] +
-</code>+
  
-Soit ici par exemple : +==== Les donnés calculées (sortie====
-  * Abonnements VPN : 16 +
-  * Abonnements wifi (bottière: 5 +
-  * Abonnements wifi (st-félix) : 7 +
-  * Location 1U : 2 +
-  * Location "nano-ordinateurs" : 5 +
-  * Location "Mini-ITX et portables" : 3 +
-  * Location "VM" : 10 +
-    * attention, ce n'est que le nombre de VM des membres, il faut rajouter celles utilisées pour les services de l'association (cf //ci-après//).+
  
 +Transparence fait du Le coût de revient de d'un abonnement à un service
 +comporte plusieurs composantes :
  
-==== Vérification des VM de l'association====  +  - **Coût mensuel**; qui se compose de 
-Afin de savoir combien il y a de VM utilisées par l'association, il suffit d'aller sur la page dédiée du wiki : https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=start et regarder l'historique des modifications depuis que le dernier rapport de transparence a été fait. On obtient l'ajout (un +, texte en en vert) ou le retrait (un -texte en rouge) de lignes du type +    - les //coûts récurrents// pour l'association (ex: coût mensuel du contrat d'électricité au centre de données) 
 +    - //l'amortissement// : les coûts d'investissement de l'association, qui sont étalés sur la durée de vie estimée de l'investissement (ex: on étale sur 60   mensualités le coût d'une antenne wifi qui durera 5 ans avant d'être cassée ou obsolète) 
 +  - ** Coût d'installation du service**; correspond à la trésorerie nécessaire pour « ouvrir » un nouvel abonnement à un service (ex: trésorerie dépensée en  matos et en frais d'accès pour la création d'un abonnement). Pour réduire  l'impact sur les membreson mensualise ce coût en l'étalant sur 36 mois.
  
-  2016/12/07 89.234.176.150/​28 au_hasard-vm 
-  2016/12/19 89.234.176.151/​28 U039b-vm 
-   
-Il faut alors vérifier si ce sont des machines pour des membres (à mettre en corrélation avec le décompte donné par COIN) ou pour l'assocation. Au 31/12/2016, l'association utilisait 8 VM, qu'il faut rajouter au total des VM donné par COIN. 
  
 +**1. + 2. = coût mensuel total**((pour être rigoureu·x·ses, on pourrait dire que passé
 +36 mois, 1. = coût mensuel total)).
  
-==== Vérification de la BP de la VM des VPN des membres==== +===== Saisie d'un rapport=====
-Il faudra rajouter la consommation au delà de 0,4Mbps quand celle-ci l'aura dépassé... à surveiller tous les mois.+
  
-On peut voir la bande passante utilisée par le service VPN adhérent·e·s sur [[https://munin.vinilox.eu/faimaison.net/brigantine.faimaison.net/if_eth0.html|ces graphes]].+La saisie d'un rapport est donc une saisie de données sourcées depuis 
 +différents endroits, qui sont soit des mesures, soit des estimations.
  
-  * soit on fait le bilan pour le mois qui vient juste de se terminer, et il suffit de regarder le graphe //eth0 traffic - by month//, regarder la valeur //Avg (-/+)//. On ne prend que le max du //+// et //-// 
-  * soit on fait le bilan pour un mois passé, et c'est moins aisé/précis : il faut regarder le graphe //eth0 traffic - by year// et estimer à combien on était en moyenne le mois concerné (peuvent aider à des fins de comparaison le //Avg// sur l'année et celui du dernier mois). 
  
-(FIXME idéalement il faudrait capturer un instantané de l'ensemble des graphes à chaque fin de mois). +<WRAP center round tip 60%> 
-==== Point sur le matériel ==== +À vérifier avant de se lancer :
-Le nombre de matériel (wifi) sur chaque quartier est logué dans munin :+
  
-  * [[https://munin.vinilox.eu/faimaison.net/bambelle.faimaison.net/index.html#wireless|quartier stfélix]] +  * ✔ le mois est terminé ? 
-  * [[https://munin.vinilox.eu/faimaison.net/carlota.faimaison.net/index.html#wireless|quartier bottière]] +  * ✔ le rapport de trésorerie publié par le trésorier ? 
-  * quartier médiathèque : à voir avec vinilox +  * ✔ le compte-rendu de la réunion est publié ? 
-  +  * ✔ j'ai un compte admin sur https://transparence.faimaison.net 
-Un tableur permet de calculer le prix du matériel à insérer de façon globale dans Transparency (une somme pour chaque Wi-Fi de quartier). À noter qu'à chaque connexion Wi-Fi il faut compter un routeur Wi-Fi chez l'abonné sauf mention contraire. On a par exemple au 31/12/2016 :+  * ✔ j'ai les droits « matériel »(( demander à bureau at faimaison point net)) sur https://moncoin.faimaison.net
  
-  * Bottière : +</WRAP>
-    * 5 NanoStation M5 +
-    * 2 NanoBeam M5 16 +
-    * 1 Rocket M5 +
-    * 5 routeurs +
-  * St-Félix : +
-    * 4 NanoBeam M5 16 +
-    * 4 NanoStation M5 +
-    * 7 routeurs+
  
  
-==== Les encaissements ==== 
-Quelques jours après le début du mois, Orel envoie un mail avec un extrait des comptes de l'association correspondant aux encaissements. Des données comme les abonnements ADSL ou desventes divers (t-shirt, briques) sont aussi inclus dedans et ne servent pas, il faut juste en extraire les données utiles, par exemple : 
  
-<code>        +//Tu as ton sac à dos et tes codes d'accès ? C'est parti ! ^_^//
-  706102_WiFi 141,00 €         +
-  706201_Machines Physiques (U) 100,00 €         +
-  706202_Machines Physiques (Petit format) 37,00 €         +
-  706203_Machines Physiques (ITX) 20,00 €         +
-  706210_Machines Virtuelles 125,00 €         +
-  706211_VPN 20,00 €         +
-</code> +
  
-Ces données ne sont pas (encore ?) à intégrer dans l'outil de transparence mais permettent de donner l'information dans le mail récapitulatif mensuel+ 
-                                               +====  A. Dupliquer le rapport du mois précédent ==== 
-                 + 
-===== Générer le nouveau rapport ===== +<WRAP center info round 60%> 
-Aller dans l'[[https://transparence.faimaison.net/admin/|interface d'administration de Transparency]], s’authentifier et cliquer sur ''Documents'' dans la partie ''Coûts de revient''.+La plupart des données ne vont pas bouger d'un mois à l'autre, c'est pourquoi il est plus simple de partir d'une copie que d'un rapport vierge
 +</WRAP> 
 + 
 + 
 +Aller dans l'[[https://transparence.faimaison.net/admin/|interface d'administration de Transparency]], s’authentifier et cliquer sur ''Rapports'' dans la partie ''Coûts de revient''.
  
 Cocher la case en début de ligne du dernier rapport de transparence publié (par exemple ''Services decembre 2016''), dans le menu déroulant  Action en haut du tableau sélectionner ''Copier'' puis cliquer sur le bouton ''envoyer''. Cocher la case en début de ligne du dernier rapport de transparence publié (par exemple ''Services decembre 2016''), dans le menu déroulant  Action en haut du tableau sélectionner ''Copier'' puis cliquer sur le bouton ''envoyer''.
Ligne 100: Ligne 75:
 Un nouveau rapport de transparence a été généré en reprenant l'intégralité des données du précédent. Il va suffire de le modifier en cliquant dessus. Un nouveau rapport de transparence a été généré en reprenant l'intégralité des données du précédent. Il va suffire de le modifier en cliquant dessus.
  
-Commencer immédiatement par changer son **nom** dans le premier champ pour donner celui de la période adaptée, par exemple ''Services janvier 2017'' et son **type** pour ''estimation ou étude''Enregistrer en cliquant sur le bouton ''Enregistrer'' en haut de page à droite.+Commencer immédiatement par changer son **nom** dans le premier champ pour donner celui de la période adaptée, par exemple ''Services janvier 2017''. Enregistrer en cliquant sur le bouton ''Enregistrer'' en haut de page à droite. 
 + 
 +{{ :transparence:screenshot-rapport-transparence.png |}} 
 +==== B. Ajouter les nouveaux coûts et répercuter les modifications de coût ==== 
 + 
 + 
 +<WRAP center info round 60%> 
 +Les coûts changent rarement : 
 + 
 +  lorsque l'association signe de nouveaux contrats auprès de ses fournisseurs (hébergeurs, opérateurs réseau…)  
 +  un service ouvre/ferme ou évolue matériellement 
 + 
 +L'exception est le **matos wifi**, qui va changer chaque mois. 
 +</WRAP> 
 + 
 + 
 +Les coûts peuvent changer d'un mois à l'autre : 
 + 
 +  * **coût qui évolue** à la hausse ou à la baisse 
 +  * **nouveau coût** 
 +  * **coût qui disparaît** 
 + 
 +Pour déterminer si il y a de nouveaux coûts, trois sources (qui peuvent se recouper) : 
 + 
 +=== Le plan de trésorerie === 
 + 
 +Dans les **dépenses d'exploitation**, si une des lignes suivantes a évolué par rapport au mois précédent : //Hébergement//, //Uplinks// 
 + 
 +<WRAP center round tip 60%> 
 +contacter le trésorier pour avoir le détail de la nature et des montants : il peut s'agir d'un nouveau coût ou de l'évolution d'un coût existant (cf plus loin). 
 +</WRAP> 
 + 
 + 
 +=== Le compte-rendu de réunion === 
 + 
 +Il possède une section « Points à noter pour la transparence », qui devrait comprendre notamment les nouveaux coûts en matériel (hormis le matériel prété aux adhérents sur les réseaux de quartier, cf juste après). 
 + 
 +=== L'inventaire (sur moncoin.faimaison.net) === 
 + 
 +Vu qu'on ne prend en compte que le matériel actuellement utilisé, et pas celui en stock, la compta ne suffit pas. La valeur du matériel utilisée évolue chaque mois, notamment en fonction des installations/modifications des réseaux de quartier. 
 + 
 +<WRAP center round info 60%> 
 +L'inventaire est utile essentiellement pour le matériel déployé dans les réseaux de quartier, le reste bougeant assez peu, on peut normalement s'en tenir aux compte-rendus de réunion. 
 +</WRAP> 
 + 
 +Il convient de comptabiliser le matériel de la catégorie « Matériel wifi » : 
 + 
 +  * [[https://moncoin.faimaison.net/admin/hardware_provisioning/item/?availability=borrowed&type__id__exact=2|Matériel wifi emprunté]] (= utilisé chez un·e membre) 
 +  * [[https://moncoin.faimaison.net/admin/hardware_provisioning/item/?availability=deployed&type__id__exact=2|Matériel wifi déployé]] (= utilisé pour fournir le service, mais dans un lieu neutre, ex: centre de données, local d'une asso amie) 
 + 
 +Mettre à jour les quantités (dans la description) et la valeur totale du **matos wifi** (section **matos et frais d'accès**). 
 + 
 +{{ :transparence:screenshot_2020-07-06_modification_de_rapport_administration_de_transparency.png |}} 
 + 
 +<WRAP center round info 60%> 
 +Si de nouveaux modèles sont ajoutés, il te faut trouver son prix unitaire TTC, incluant le coût de livraison. 
 +Voir avec le trésorier au besoin, pour avoir les factures d'achat… 
 +</WRAP> 
 + 
 +==== C.1 Cas exceptionnel : ouverture d'un nouveau service ==== 
 + 
 +Lorsqu'un nouveau service apparaît, il faut l'ajouter au rapport en cours. 
 + 
 +  - Ajouter le service au document en cours FIXME : Capture d'écran 
 +  - Dans l'étape de ventilation (**D.**), il vous faudra réfléchir aux ressources qu'utilise ce service : faites vous aider des gens qui l'ont mis en place. 
 + 
 +FIXME : Capture d'écran 
 + 
 +FIXME : pourrait être davantage détaillé 
 + 
 + 
 +==== C.2 Cas exceptionnel : fermeture d'un service ==== 
 + 
 +  - Supprimer le service du document en cours FIXME : Capture d'écran 
 +  - Supprimer les ressources (//coûts récurents//, //matos ou frais d'accès//) qui servaient uniquement à ce service (ex: si le service wifi ferme, dans la catégorie **Matériel et frais d'accès**, **Matos wifi** est à supprimer du rapport) 
 + 
 +==== D. Ventilation : mettre à jour le détail des services ==== 
 + 
 +Il faut ensuite //modifier// chaque service de la catégorie **Services proposés** l'un après l'autre pour mettre à jour ses données. FIXME : Capture d'écran 
 + 
 +  - Mettre à jour de nombre d'abonnés (issu de https://aide.transparence.faimaison.net, veuiller à sélectionner le bon mois) 
 +  - Balayer et mettre à jour chaque ligne des sections suivantes : 
 +    - **Coûts mensuels associés** 
 +    - **Services utilisés** 
 +    - **Matériels et frais d'accès utilisés** 
 + 
 +Ces lignes indiquent l'usage en ressources de chaque service. 
 + 
 +<WRAP center round info 60%> 
 +Pour chaque ligne, une aide est normalement fournie, ex: 
 + 
 +FIXME : Capture d'écran 
 +</WRAP> 
 + 
 +==== E. Vérifier la cohérence ==== 
 + 
 +Le plus simple pour se relire et vérifier la cohérence est de passer sur les pages publiques, depuis la page d'un rapport, il faut utiliser le bouton **Voir sur le site**. 
 + 
 +TODO capture 
 + 
 +Utiliser la fonction de comparaison avec le rapport du mois précédent est une bonne technique également pour vérifier la logique générale des évolutions de coûts.
  
-==== Modifications dans les Services proposés==== +TODO capture
-S'il y a eu des modifications sur le nombre d'abonnement d'un service, il faut cliquer sur le bouton ''modifier'' //au dessus// de la ligne du service concerner, et suivre le tutoriel dédié à chacun : +
-  * [[transparence:HowTo Abonnement VPN|Abonnement VPN]] +
-  * [[transparence:HowTo Abonnement Wi-Fi|HowTo Abonnement Wi-Fi]] +
-  * [[transparence:HowTo Location 1U|HowTo Location 1U]] +
-  * [[transparence:HowTo Location nano-ordinateurs|HowTo Location nano-ordinateurs]] +
-  * [[transparence:HowTo Location Mini-ITX et portables|HowTo Location Mini-ITX et portables]] +
-  * [[transparence:HowTo Location VM|HowTo Location VM]]+
  
-==== Modifications dans les Matériels ou Frais d'accès==== +N'hésite pas à demander à une personne ayant rédigé d'autres rapports de te relire.
-Dans cette page, il est aussi possible d'intervenir sur le coût des Matériels ou Frais d'accès que l'association a à payer. Il n'y a pas besoin de les changer en temps ordinaire (on ne change pas tous les jours de DC).+
  
-==== Modifications dans les Coût mensuels==== +==== F. Partager la bonne nouvelle ====
-Dans cette page, il est aussi possible d'intervenir sur les différents coût mensuels des services que l'association a à payer. Il n'y a pas besoin de les changer en temps ordinaire (on ne change pas tous les jours de DC).+
  
-==== Publication==== +N'hésite pas à te fendre d'un petit mail sur annonces-membres@ pour signifier que la transparence a été mise à jour.
-Une fois que toutes les informations ont été saisies et les calculs vérifiés (une virgule oubliée pour la consommation électrique peut faire des variations de prix considérables).+
  
transparence/transparence.1512076626.txt.gz · Dernière modification : 2017/11/30 21:17 de jocelynd