Association FAImaison

Cette page est en lecture seule. Vous pouvez afficher le texte source, mais ne pourrez pas le modifier. Contactez votre administrateur si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur.
====== Guide de survie à l'attention du bureau ======

=====Le dépôt bureau=====

Certains documents présents dans le dépôt bureau sont chiffrés, vous trouverez les informations détaillés sur cette procédure vers la page dédiée [[bureau:gpg|GPG]].

===== Mandat =====
Une [[mandats|page dédiés aux mandats]] donnés par le bureau.

===== Les pochettes magiques =====

Le trésorier et le président ont chacun en leur possession des pochettes contenant des documents liés à la vie de l'association :

  * Trésorerie : relevés de banque, factures, fiches d'adhésion, etc.
  * Administratif : Arcep, récépissés de déclaration en préfecture, statut de l'association, déclaration au journal officiel, etc.

Une grande partie de ces documents ont été scannés et sont donc disponibles sur le dépôt bureau. Ce travail est à poursuivre. 
Si un document est manquant et nécessaire, il faut donc contacter les personnes en possession des pochettes : tresorier@faimaison.net et president@faimaison.net. 

===== L'assurance =====

Nous sommes chez la Macif. 

Le contrat que nous possédons est un contrat "très petite association".
Dans notre contrat a sa dernière version, nous sommes assuré dans le cas où nous avons un budget inférieur à 49000€ et moins de ~150 membres.

Nous n'avons pas de contrat pour le matériel de l'association et de ses membres. 

====Changement d'adresse====

Pour informer d'un changement d'adresse, vous pouvez écrire à coa@macif.fr pour informer la Macif, en fournissant un justificatif de domicile. 

====Attestation d'assurance====

Pour obtenir une attestation d'assurance responsabilité civile, deux moyens :

  * par téléphone au 09.69.39.49.49 : c'est rapide et l'attestation est envoyée dans la foulée de l'appel à un conseiller
  * par mail à asso@macif.fr : la demande sera plus longue à être traitée

===== La gestion des adhésions =====

Lorsque qu'une personne souhaite adhérer à l'association, il faut :

  * [[ajouter_un_compte_adhérent·e|ajouter_un_compte_adhérent·e]] dans COIN (moncoin.faimaison.net), le SI de l'association
  * transmettre le paiement au trésorier
===== La gestion des abonnements =====


====Accès WiFi, VPN, hébergements physiques et virtuels====

  * Procédure d'ouverture du service :
      * ajouter l'entrée dans COIN,
      * accès wifi :
          * renseigner le matériel déployé dans COIN,
          * demander à adminsys@ d'ajouter l'abonné·e à la liste mail du réseau de quartier (optionnel),
          * demander la mise en place d'un prélèvement automatique (optionnel).

  * Résiliation d'un abonnement :
      * ajouter une date de fin d'abonnement dans COIN,
      * accès wifi :
          * récupérer et mettre à jour le matériel déployé,
          * demander l'arrêt du prélèvement automatique s'il avait été mis en place.

====Transparence====

Tous les mois, nous faisons un décompte des abonnements par catégorie afin d'alimenter l'outil de transparence : https://transparence.faimaison.net/

Il faut décompter :

  * Abonnements wifi (bottière)
  * Abonnements wifi (st-félix)
  * Location 1U
  * Location "hors format"
  * Location "Mini-ITX"
  * Location "VM"

Ces données sont à transmettre aux bénévoles en charge de la transparence. 

=====Renouvellement du bureau=====

  * (SECRÉTAIRE) Produire le procès verbal (compte-rendu) de l'AG
  * Faire la déclaration en préfecture, et ajouter le récépissé scanné au dépôt git bureau
  * Ajouter les bilans moraux et financiers au git bureau
  * Mettre à jour le SIREN
  * (TRÉSORIER) Actualiser les données auprès de la banque
  * Prévenir les adminsys de faire le changement pour la liste bureau
  * Ajouter et/ou enlever les clés GPG des membres du bureau entrants ou sortants
  * Mettre à jour la page Association du site avec les documents de l'AG en téléchargement

==== Déclaration en préfecture ====

=== Démarche en ligne ===

https://www.service-public.fr > associations > formalités administratives > évolutions > changements dans l'administration > changement de dirigeants > en ligne (voir le dépot bureau pour trouver les identifiants).

=== Changement de bureau ===

CERFA 13971*03

Signé par une personne du bureau, joindre le PV de l'AG signé par 2 personnes du bureau ( pour un envoi papier, joindre une enveloppe affranchie au tarif en vigueur 20g ).

=== Changement d'adresse ===

CERFA 13972*02

Signé par une personne du bureau, joindre le PV de l'AG signé par 2 personnes du bureau et un exemplaire des statuts signé par 2 personnes du bureau ( pour un envoi papier, joindre une enveloppe affranchie au tarif en vigueur 20g ).

Une fois le récépissé de la préfecture réceptionné

  * Prévenir tout le monde :
    * Assurances
    * Banques
    * Free (téléphone)

  * Faire la modif sur la page contact du site
  * Faire la modification dans les statuts (dépôt git membres)
  * Faire la modification dans l'autorisation de prélèvement (dépôt git membres)
  * Faire la modif dans coin

==== SIREN ====

 Il faut également envoyer un mail à l'INSEE pour mettre à jour le SIREN (utilisé par les organisme publique pour trouver des information sur les sociétés/associations notamment pour envoyer des devis).

Le SIREN est également le NIF (Numéro d'identification Fiscale)

pour celà envoyer à mail à sireneasso@contact-insee.fr , mail type :

<code>
    Bonjour,
    
    Je souhaiterais faire part d'un changement de situation vis-à-vis de
    l'adresse renseigné dans l'avis de situation pour l'association Faimaison.
    En effet, notre nouvelle adresse est :
    
    <nouvelle adresse>
    
    Veuillez trouver en pièce jointe le récépissé de la préfecture attestant
    ce changement.
    
    Merci d'apporter les changements nécessaires.
    
    Cordialement, 
</code>

==== Mise à jour de la banque ====
  
Recette pour pouvoir changer les informations auprès de la banque, il vous faut : 

LA PROCURATION ! c'est là que tout commence. En général c'est le/la président(e) qui donne procuration au trésorier et vice trésorier et détermine qui a accès au compte (cf document fournit par la banque).

Puis, pour justifier tout ça, voici la liste des ingrédients : 

  * pour les personnes physiques : 
      * pièce d'identité des personnes concernées (président, trésorier, vice-trésorier)

  * pour la personne morale : 
      * justificatif d'adresse de moins de 3 mois
      * dernier récépissé de déclaration en préfecture
      * statuts définitifs ou certifié conforme
      * extrait de délibération concernant la banque (cf doc type fournit par la banque)
      * justificatif d'activité (compte de résultat, approbation compte annuel, budget prévisionnel,...)
      * le carton signature (parce-que !)

===Mise à jour de Coopacces (en cas de changement de trésorier)===

La banque se décompose en 2 parties :
    * la banque elle-même
    * la banque en ligne "Coopacces"

C'est la banque qui contacte Coopacces pour la mise à jour des statuts.

Si vous voulez en plus modifier coopanet (pour les 2 du fonds qui ne suivent pas c'est l'accès en ligne au compte), il faut rajouter des documents spéciaux (cf doc) qui déterminent les administrateurs et les utilisateurs.
Et si en plus vous voulez commander des calculettes pour permettre à ses dites personnes de se connecter, il faut :
  * pour les administrateurs :
      * pièce d'identité des personnes concernées
      * justificatif de domicile de moins de 3 mois
  * pour les utilisateurs :
      * pièce d'identité des personnes concernées

Bien sûr il est important que l'administrateur autorise bien le trésorier à avoir accès au net-prélèvement pour pouvoir gérer les lignes ADSL (prélèvement automatique).

Et bien sûr TOUT est à refaire après chaque A.G !

Pour la mise à jour de ces informations, la banque nous prélève de 15 €. 

Bon courage !

=> La page dédiée [[treso-compta|tréso-compta]] pour les nouveaux apprentis trésorier.