Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- survie_bureau [2016/11/28 15:16] – cecile
+++ survie_bureau [2021/08/12 18:40] – [SIREN] détail rapport SIREN/NIF gde
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 Certains documents présents dans le dépôt bureau sont chiffrés, vous trouverez les informations détaillés sur cette procédure vers la page dédiée [[bureau:gpg|GPG]].
-=====Renouvellement du bureau=====
+===== Mandat =====
+Une [[mandats|page dédiés aux mandats]] donnés par le bureau.
-==== À faire à chaque fois ====
+===== Les pochettes magiques =====
-  * Notifier la préfecture du changement ([[http://www.prefecturedepolice.interieur.gouv.fr/Demarches/Association/Declaration/Declaration-de-modification|démarches]])
+Le trésorier et le président ont chacun en leur possession des pochettes contenant des documents liés à la vie de l'association :
-ATTENTION :
-Il faut être deux pour parapher et signer le document à remettre en préfecture... (même s'il semble qu'on puisse le faire via internet). Le compte rendu de l'AG est à fournir en même temps.
-  * Ajouter le récépissé (scanné) de déclaration en préfecture au dépôt git bureau
+  * Trésorerie : relevés de banque, factures, fiches d'adhésion, etc.
+  * Administratif : Arcep, récépissés de déclaration en préfecture, statut de l'association, déclaration au journal officiel, etc.
+Une grande partie de ces documents ont été scannés et sont donc disponibles sur le dépôt bureau. Ce travail est à poursuivre.
+Si un document est manquant et nécessaire, il faut donc contacter les personnes en possession des pochettes : tresorier@faimaison.net et president@faimaison.net.
+===== L'assurance =====
+Nous sommes chez la Macif.
+Le contrat que nous possédons est un contrat "très petite association".
+Dans notre contrat a sa dernière version, nous sommes assuré dans le cas où nous avons un budget inférieur à 49000€ et moins de ~150 membres.
+Nous n'avons pas de contrat pour le matériel de l'association et de ses membres.
+====Changement d'adresse====
+Pour informer d'un changement d'adresse, vous pouvez écrire à coa@macif.fr pour informer la Macif, en fournissant un justificatif de domicile.
+====Attestation d'assurance====
+Pour obtenir une attestation d'assurance responsabilité civile, deux moyens :
+  * par téléphone au 09.69.39.49.49 : c'est rapide et l'attestation est envoyée dans la foulée de l'appel à un conseiller
+  * par mail à asso@macif.fr : la demande sera plus longue à être traitée
+===== La gestion des adhésions =====
+Lorsque qu'une personne souhaite adhérer à l'association, il faut :
+  * [[ajouter_un_compte_adhérent·e|ajouter_un_compte_adhérent·e]] dans COIN (moncoin.faimaison.net), le SI de l'association
+  * transmettre le paiement au trésorier
+===== La gestion des abonnements =====
+====Accès WiFi, VPN, hébergements physiques et virtuels====
+  * Procédure d'ouverture du service :
+      * ajouter l'entrée dans COIN,
+      * accès wifi :
+          * renseigner le matériel déployé dans COIN,
+          * demander à adminsys@ d'ajouter l'abonné·e à la liste mail du réseau de quartier (optionnel),
+          * demander la mise en place d'un prélèvement automatique (optionnel).
+  * Résiliation d'un abonnement :
+      * ajouter une date de fin d'abonnement dans COIN,
+      * accès wifi :
+          * récupérer et mettre à jour le matériel déployé,
+          * demander l'arrêt du prélèvement automatique s'il avait été mis en place.
+====Transparence====
+Tous les mois, nous faisons un décompte des abonnements par catégorie afin d'alimenter l'outil de transparence : https://transparence.faimaison.net/
+Il faut décompter :
+  * Abonnements wifi (bottière)
+  * Abonnements wifi (st-félix)
+  * Location 1U
+  * Location "hors format"
+  * Location "Mini-ITX"
+  * Location "VM"
+Ces données sont à transmettre aux bénévoles en charge de la transparence.
+=====Renouvellement du bureau=====
+  * (SECRÉTAIRE) Produire le procès verbal (compte-rendu) de l'AG
+  * Faire la déclaration en préfecture, et ajouter le récépissé scanné au dépôt git bureau
   * Ajouter les bilans moraux et financiers au git bureau
+  * Mettre à jour le SIREN
+  * (TRÉSORIER) Actualiser les données auprès de la banque
   * Prévenir les adminsys de faire le changement pour la liste bureau
   * Ajouter et/ou enlever les clés GPG des membres du bureau entrants ou sortants
   * Mettre à jour la page Association du site avec les documents de l'AG en téléchargement
+==== Déclaration en préfecture ====
+=== Démarche en ligne ===
+https://www.service-public.fr > associations > formalités administratives > évolutions > changements dans l'administration > changement de dirigeants > en ligne (voir le dépot bureau pour trouver les identifiants).
+=== Changement de bureau ===
+CERFA 13971*03
+Signé par une personne du bureau, joindre le PV de l'AG signé par 2 personnes du bureau ( pour un envoi papier, joindre une enveloppe affranchie au tarif en vigueur 20g ).
+=== Changement d'adresse ===
+CERFA 13972*02
+Signé par une personne du bureau, joindre le PV de l'AG signé par 2 personnes du bureau et un exemplaire des statuts signé par 2 personnes du bureau ( pour un envoi papier, joindre une enveloppe affranchie au tarif en vigueur 20g ).
-==== En cas de changement d'adresse ====
+Une fois le récépissé de la préfecture réceptionné
   * Prévenir tout le monde :
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   * Faire la modif sur la page contact du site
+  * Faire la modification dans les statuts (dépôt git membres)
+  * Faire la modification dans l'autorisation de prélèvement (dépôt git membres)
+  * Faire la modif dans coin
+==== SIREN ====
-==== En cas de changement de trésorier ====
+ Il faut également envoyer un mail à l'INSEE pour mettre à jour le SIREN (utilisé par les organisme publique pour trouver des information sur les sociétés/associations notamment pour envoyer des devis).
-La banque se décompose en 2 parties :
-    * la banque elle-même
-    * la banque en ligne "coopanet"
-C'est la banque qui contacte coopanet pour la mise à jour des statuts.
+Le SIREN est également le NIF (Numéro d'identification Fiscale)
-===Mise à jour de la banque===
+pour celà envoyer à mail à sirene-association@insee.fr, mail type :
+<code>
+    Bonjour,
+    Je souhaiterais faire part d'un changement de situation vis-à-vis de
+    l'adresse renseigné dans l'avis de situation pour l'association Faimaison.
+    En effet, notre nouvelle adresse est :
+    <nouvelle adresse>
+    Veuillez trouver en pièce jointe le récépissé de la préfecture attestant
+    ce changement.
+    Merci d'apporter les changements nécessaires.
+    Cordialement,
+</code>
+==== Mise à jour de la banque ====
 Recette pour pouvoir changer les informations auprès de la banque, il vous faut :
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       * le carton signature (parce-que !)
-===Mise à jour de coopanet===
+===Mise à jour de Coopacces (en cas de changement de trésorier)===
+La banque se décompose en 2 parties :
+    * la banque elle-même
+    * la banque en ligne "Coopacces"
+C'est la banque qui contacte Coopacces pour la mise à jour des statuts.
 Si vous voulez en plus modifier coopanet (pour les 2 du fonds qui ne suivent pas c'est l'accès en ligne au compte), il faut rajouter des documents spéciaux (cf doc) qui déterminent les administrateurs et les utilisateurs.
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 => La page dédiée [[treso-compta|tréso-compta]] pour les nouveaux apprentis trésorier.
-===== Les pochettes magiques =====
-Le trésorier et le président ont chacun en leur possession des pochettes contenant des documents liés à la vie de l'association :
-  * Trésorerie : relevés de banque, factures, fiches d'adhésion, etc.
-  * Administratif : Arcep, récépissés de déclaration en préfecture, statut de l'association, déclaration au journal officiel, etc.
-Une grande partie de ces documents ont été scannés et sont donc disponibles sur le dépôt bureau. Ce travail est à poursuivre.
-Si un document est manquant et nécessaire, il faut donc contacter les personnes en possession des pochettes : tresorier@faimaison.net et president@faimaison.net.
-===== L'assurance =====
-Nous sommes chez la Macif.
-Le contrat que nous possédons est un contrat "très petite association".
-Dans notre contrat, il est précisé que le nombre de membres n’excède pas 50 et le budget n'excède pas 8707 €.
-Après renseignement pris auprès d'un conseiller durant l'année 2015, il nous a été suggéré de prendre rdv en agence pour mettre à jour ces plafonds.
-Nous n'avons pas de contrat pour le matériel de l'association et de ses membres.
-===== La gestion des adhésions =====
-Lorsque qu'une personne souhaite adhérer à l'association, il faut :
-  * réceptionner sa fiche d'adhésion
-  * ajouter un compte adhérent dans coin (moncoin.faimaison.net), le SI de l'association
-  * transmettre le paiement au trésorier
-  * envoyer un mail à adminsys@ pour que l'adhérent soit ajouté à la mailing list membres@
-===== La gestion des abonnements =====
-====Ligne ADSL====
-  * Procédure d'ouverture de ligne
-      * Compléter le formulaire sur site de FDN
-      * Envoyer un mail à l'adhérent une fois que sa ligne est créée
-      * Ajouter l'entrée dans Coin
-      * Mettre en place le prélèvement automatique, si il est demandé
-  * Résiliation de ligne
-      * Envoyer un mail à FDN pour informer de la résiliation. Pour informations, les lignes se résilient par bimestre, il peut être bon d'en informer l'adhérent avant de lancer la procédure côté FDN
-      * Envoyer un mail à l'adhérent pour le prévenir dès que nous avons une réponse de FDN
-      * Ajouter une date de fin d'abonnement dans Coin
-      * Stopper le prélèvement automatique
-FIXME
-http://wiki.faimaison.net/doku.php?id=suivi_ligne
-http://wiki.faimaison.net/doku.php?id=suivi_ligne_light
-====Accès WiFi, hébergements physiques et virtuels====
-  * Procédure d'ouverture de ligne
-      * Ajouter l'entrée dans Coin
-      * Mettre en place le prélèvement automatique, si il est demandé
-  * Résiliation d'un abonnement
-      * Ajouter une date de fin d'abonnement dans Coin
-      * Stopper le prélèvement automatique si il avait été mis en place
-====Transparence====
-Tous les mois, nous faisons un décompte des abonnements par catégorie afin d'alimenter l'outil de transparence : https://transparence.faimaison.net/
-Il faut décompter :
-  * Abonnements wifi (bottière)
-  * Abonnements wifi (st-félix)
-  * Location 1U
-  * Location "hors format"
-  * Location "Mini-ITX"
-  * Location "VM"
-Ces données sont à transmettre aux bénévoles en charge de la transparence.