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animation_mensuelle

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animation_mensuelle [2019/11/29 00:15] jcaanimation_mensuelle [2024/02/08 20:05] (Version actuelle) – [Annonce de l'apéromaison] ilosu
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 Il sert a prévenir les membres de l'association des différents temps forts du mois, a savoir la réunion décisionnelle, les ateliers et l'apéro. Une page dédiée existe sur le [[organisation_decisions|détail de ces moments]]. Il sert a prévenir les membres de l'association des différents temps forts du mois, a savoir la réunion décisionnelle, les ateliers et l'apéro. Une page dédiée existe sur le [[organisation_decisions|détail de ces moments]].
  
-L'animation du mois prend également en charge la publication du compte-rendu de la réunion décisionnelle, de la coordination des co-rédacteur·rice·s à l'envoi du PDF aux membres. +L'animation du mois prend également en charge la publication du compte-rendu de la réunion décisionnelle au format PDF sur le sujet associé à l'évènement sur le forum.
 =====Réservation de salle===== =====Réservation de salle=====
  
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 =====Annonce des ateliers===== =====Annonce des ateliers=====
  
-En dehors des 3ème et 4ème jeudi du mois, nous tenons des permanences / ateliers à B17. C'est l'occasion d'avancer ensemble sur divers chantiers de l'association, par exemple : la transparence des prix, la comptabilité, le développement pour coin, l'administration système, la rédaction de documentation, etc.+En dehors des 3ème et 4ème jeudi du mois, nous tenons des permanences / ateliers à B17. C'est l'occasion d'avancer ensemble sur divers chantiers de l'association, par exemple : la transparence des prix, la comptabilité, l'administration système, la rédaction de documentation, etc.
  
-L'annonce des ateliers se fait sur la [[listes|liste]] ''annonces-membres@''.+L'annonce des ateliers se fait sur discourse dans la catégorie #communauté. 
 +Une réponse prédéfini existe  sous le nom : **Atelier - <date>** 
  
-Ce mail demande d'être attentif dans les jours précédents l'atelier aux envies de chacun·une·s que ce soit lors de l'atelier précédent, sur IRC ou par mail. Il est par exemple possible d'envoyer un mail de recueil des envies en amont sur la liste ''discussions@''.+{{:annonces_atelier_discourse.png?400|}}
  
-Le jeudi qui suit la réunion décisionnelle, il faut au moins un binôme qui fasse de la [[transparence:transparence]], à moins que cette dernière ne souffre d'aucun retard (décision du 26 avril 2018). Il est important de mentionner cette activité dans l'annonce envoyée. +Une fois le modèles copié. Il y a quelques modifications à apporter :
-====Modèle de mail pour la liste discussions@ ==== +
- +
-Objet du mail : Ateliers ce jeudi XX/XX à B17, à vos envies ! +
- +
-<code> +
-Bonjour, +
- +
-Jeudi prochain c'est ateliers à B17 à partir de 19h. +
- +
-Au programme, il aura : +
-- <lister ici les sujets qui seront abordés en atelier déjà connus> +
-- ... +
- +
-Vous pouvez annoncer, en réponse à ce message, les chantiers sur lesquels vous avez envie d'avancer. Cela me permettra de préparer un mail récapitulatif qui sera envoyé à la liste annonces-membres@. +
-Vous pouvez aussi consulter la page des projets sur le wiki pour voir les chantiers en cours : https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=projets +
- +
-Bonne journée, +
-</code> +
- +
-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ (annonce du programme) ==== +
- +
-Objet du mail : Permanence et ateliers FAImaison cette semaine +
- +
-<code> +
-Bonjour, +
- +
-Ce jeudi c'est ateliers à B17 à partir de 19h. +
- +
-Au programme, il y aura : +
-- <lister ici les sujets qui seront abordés en atelier> +
-- ... +
- +
-Tu peux aussi consulter la page des projets sur le wiki pour voir les chantiers en cours¹. +
- +
-Tu peux également passer nous rencontrer sans programme particulier pour échanger avec d'autres adhérent·e·s de l'association ; il est possible d'apporter à boire et/ou à manger. +
- +
-Un local est mis à disposition par ALIS44 pour les membres de FAImaison au 60 rue de la Bottière à Nantes on peut y travailler au calme ou procrastiner dans le jardin. C'est ouvert le lundi de 14h à 18h, sauf le lundi qui suit le premier samedi du mois, ALIS44 étant fermée. +
- +
-Bonne journée, +
- +
-XXXXX +
- +
-¹ https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=projets +
- +
-</code>+
  
 +  * **Titre** : mettre la date au format aaaa-mm-jj (e.g : 2023-04-20)
 +  * **Étiquette** : mettre *évènement* et *atelier*
 +  * **Ajouter un lieu** : mettre le lieu à B17
 +  * **corps du message** dans la balise *[event]*, modifier les dates de début et fin pour qu'elles correspondent à celle du titre
  
 +Une fois ces modifications faîtes, on peut créer le sujet, qui sera également automatiquement publié dans le canal IRC/Matrix de FAImaison.
 =====Annonce de l'apéromaison===== =====Annonce de l'apéromaison=====
  
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 -> [[ressources:organisation_aperomaison|détails sur l'organisation de l'apéromaison]]. -> [[ressources:organisation_aperomaison|détails sur l'organisation de l'apéromaison]].
  
-Une fois un lieu réservé, l'information doit être annoncée sur la liste info@ (pour les personnes extérieures à l'associationet sur la liste annonces-membres@ (pour les membres de l'association). Il peut être utile également de relayer sur le [[https://twitter.com/faimaison|compte twitter]] et [[https://mastodon.social/@FAImaison|mastodon]] de l'association((pour cela il vous faut l'accès à ces comptes, ou bien demander un relais à une personne qui en dispose))+Une fois un lieu réservé, l'information doit être annoncée (comme pour les annnonces atelier) sur le forum/discourse dans la catégorie [[https://forum.faimaison.net/c/communaute/24|#Communauté]] via la réponse prédéfinie **Apéromaison - <date>** et sera également automatiquement publié dans le canal IRC/Matrix de FAImaison.
  
-====Modèle de mail pour la liste info@====+=====Annonce de la réunion décisionnelle=====
  
-Objet du mail : Apéromaison <jour> <mois> à <lieu>+Chaque 4ème jeudi du mois nous nous réunissons pour une réunion décisionnelle. Elle permet de faire le point ensemble sur les projets de l'association et d'acter si nécessaire des décisions. 
  
-<code> +====Ordre du jour====
-Bonjour,+
  
-Internet ça se fabrique et ça se rencontre !+L'ordre du jour de la réunion se construit en grande partie en avance. Dans l'association nous utilisons les [[https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=gestion_des_pads|pads]] pour préparer les réunions et prendre des notes pendant celle-ci.
  
-Jeudi prochain c'est apéromaison¹, venez donc échanger avec les +  * chaque réunion décisionnelle possède  son propre pad qui contiendra un contenu évolutif :  
-différents êtres humains qui composent votre FAI associatif préféré +    * ordre du jour (en amont) 
-autour d'un verre.+    * prise de notes (pendant) 
 +    * compte-rendu (après relectures/complétion/amélioration des notes)
  
-Nous pourrons y discuter de FAImaison et de ses activités, +=== structure de l'ordre du jour ===
-d'informatique, ou de liberté, de wifi ou de vie privée, liste +
-non exhaustive… Ce moment d'échange relax est ouvert à tou·te·s.+
  
-**RDV <jour mois> à partir de <heure> au <lieu>²**, à Nantes+l'ODJ est structuré de sorte à discuter, dans l'ordre : 
 +  - état des lieux de l'association : nb de lignesactivités interne des groupes d'activités, du bureau,tâches en cours etc. 
 +  - évoquer les activités des structure amis : ouest-network, ffdn, b17. 
 +  - annoncer les évènements passé et à venir 
 +  - discuter, débattre et prises de décisions 
  
-¹ https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=organisation_decisions#aperomaison_3eme_jeudi_du_mois +Un squelette est fourni pour guider les personnes présente sur les thèmes à évoquer pendant la réunion avec différentes sections. 
-² <insérer un lien openstreetmap du lieu de rdv> +Ce squelette est à utiliser pour chaque réunion (voir section ci-dessous).
-</code>+
  
-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ ==== +Après création du pad pour la réunion à venir et afin d'accélérer la réunionil est recommandé aux groupes suivi-*adminbureau,référent/point de contactetc., de remplir préalablement leur section avant la réunion pour que celle-ci ne soit qu'une lecture et une simple séance de réponse/question entre les membres et les groupes/responsables
- +
-Objet du mail : Apéromaison <jour> <mois> à <lieu> +
- +
-<code> +
-Bonjour, +
- +
-Internet ça se fabrique et ça se rencontre ! +
- +
-Jeudi c'est apéromaison¹, venez donc échanger avec les différents +
-êtres humains qui composent votre FAI associatif préféré autour +
-d'un verre. +
- +
-Nous pourrons y discuter de FAImaison et de ses activités, +
-d'informatique, ou de liberté, de wifi ou de vie privée, liste +
-non exhaustive… Ce moment d'échange relax est ouvert +
-à tou·te·s. +
- +
-Pour faciliter l'accueilessayez d'être visible (affichest-shirt…) +
-et d'être à l'écoute de nouveaux·elles qui se présenteraient à l'apéro. +
- +
-**Rendez-vous le <jour mois> à partir de <heure> au <lieu>²**à Nantes. +
- +
-Par ailleursun local est mis à disposition par ALIS44 pour les membres de +
-FAImaison au 60 rue de la Bottière à Nantes : on peut y travailler au calme ou +
-procrastiner dans le jardin. C'est ouvert le lundi de 14h à 18h, sauf le lundi +
-qui suit le premier samedi du mois, ALIS44 étant fermée. +
- +
-¹ https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=organisation_decisions#aperomaison_3eme_jeudi_du_mois +
-² <insérer un lien openstreetmap du lieu de rdv> +
-</code> +
- +
-=====Annonce de la réunion décisionnelle===== +
- +
-Chaque 4ème jeudi du mois nous nous réunissons pour une réunion décisionnelle. Elle permet de faire le point ensemble sur les projets de l'association et d'acter si nécessaire des décisions.  +
- +
-====Ordre du jour==== +
- +
-L'ordre du jour de la réunion se construit en grande partie en avance. Dans l'association nous utilisons les [[https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=gestion_des_pads|pads]] pour préparer les réunions et prendre des notes pendant celle-ci.+
  
-Le pad https://pad.faimaison.net/p/odj sert à conserver les points que des membres souhaitent aborder en réunion. Il est toujours intéressant de vérifier si des points se trouvent dans ce pad pour préparer le futur ordre du jour.+====Création du pad de la réunion du mois====
  
-====Création du pad==== 
  
-Ensuite, pour créer le pad de l'ordre du jour de la réunionil faut utiliser l'outil ''prepareu'', disponible dans le [[https://git.faimaison.net/faimaison-membres/membres|dépôt git membres]]. Il initialise deux pads : le pad de prise de notes et le pad de rédaction.+Créer le pad demande de « fusionner » plusieurs sources d'infossuivez l'guide :
  
-Exemple : https://pad.faimaison.net/p/cr-reu-2018-03-22 et https://pad.faimaison.net/p/cr-reu-2018-03-22-redaction+  - **Déterminer l'URL** du pad de la réunion du mois ; elle sera de la forme https://hedgedoc.faimaison.net/cr-reu-AAAA-MM-JJ (remplacer AAAA-MM-JJ par la date) 
 +  - **Ouvrir l'URL** dans le navigateur (cela suffit à créer un pad vide) 
 +  - **Copier-coller le squelette** aller à la page https://hedgedoc.faimaison.net/template-reu-deci?both# et copier le contenu dans le pad dédié pour la réunion 
 +  **Ne pas hésiter à retravailler le CR**, par exemple pour le préciser, tenter de le minuter ; ou le réduire si il paraît trop conséquent à ce stade (toujours en accord avec les personnes qui proposent les sujets, évidemment).
  
-Une fois le pad initialisé, il faut envoyer l'information à la liste @membres pour annoncer la réunion. 
  
-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ ====+Une fois le pad initialisé, il faut envoyer l'information sur Discourse dans #discussion-interne pour annoncer la réunion, son lieu, et l'URL. C'est mieux de le faire quelques jours avant (>24h).
  
-Objet du mail : Réunion décisionnelle le <jour> <mois>+==== Annonce dans Discourse ====
  
-<code> +Un template est déjà prêt à être utilisé pour faire l'annonces. 
-Bonjour,+Il suffit commencer à rédiger un message dans #discussion-interne. Dans l'éditeurtrouver les **réponses prédéfinit** et choisir **Réunion décisionnelle - <date>**
  
-Ce jeudi a lieu la réunion décisionnelle de l'association à B17 à partir de 19h. +{{::annonce_reu_decisionnelle.png?400|}}
-Cette réunion nous permet de passer en revue ce qui c'est passé dernièrement et d'aborder les projets futurs. +
-Des premiers éléments ont été mis à l'ordre du jour sur le pad https://pad.faimaison.net/p/cr-reu-<annee>-<mois>-<jour>, n'hésitez pas à ajouter les vôtres !+
  
-Par ailleurs, un local est mis à disposition par ALIS44 pour les membres de FAImaison au 60 rue de la Bottière à Nantes : on peut y travailler au calme ou procrastiner dans le jardinC'est ouvert le lundi de 14h à 18h, sauf le lundi qui suit le premier samedi du mois, ALIS44 étant fermée.+Une fois le modèles copiéIl y a quelques modifications à apporter :
  
-</code>+  * **Titre** : mettre la date au format aaaa-mm-dd (e.g : 2023-04-20) 
 +  * **Étiquette** : mettre **évènement** et **réunion** 
 +  * **Ajouter un lieu** : mettre le lieu à B17 
 +  * **corps du message** :   
 +    * dans la balise **[event]**, modifier la date pour qu'elle correspond à celle du titre 
 +    * Au milieu : renseigner correctement la date dans le lien vers le pad du CR
  
 +Une fois ces modifications faîtes, on peut poster le sujet.
 =====Transmission du rôle d'animateurice===== =====Transmission du rôle d'animateurice=====
 Lors de la réunion décisionelle qui intervient généralement en fin de mois, il se peut que les animateurices du mois suivant ne soient pas présent-e-s. Dans ce cas là, leur faire un mail de rappel histoire qu'ils n'oublient pas. Lors de la réunion décisionelle qui intervient généralement en fin de mois, il se peut que les animateurices du mois suivant ne soient pas présent-e-s. Dans ce cas là, leur faire un mail de rappel histoire qu'ils n'oublient pas.
Ligne 176: Ligne 104:
 =====Compte-rendu de réunion===== =====Compte-rendu de réunion=====
  
-:!: 2019/11/28 l'outil fmacr est-il toujours utile sachant qu'on n'utilise plus Etherpad pour nos CR ?+Il peut être intéressant en **début de réunion** de clarifier qui prend les notes (plusieurs personnes ça peut être plus confortable, et que ça ne soit pas les animateurices est également plus confortable)
  
-L'outil **fmacr** permet d'aider à la finalisation du compte-rendu en vue de le publier sur le dépôt git membres et de le diffuser par mail à la liste @membres.+Les animateurices font une dernière passe et envoient le compte-rendu de réunion.
  
-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ ====+<WRAP center round tip 60%> 
 +Bien que ça ne soit pas toujours possible, c'est très satisfaisant d'envoyer le compte-rendu  dans la foulée après la réunion. 
 +</WRAP>
  
-Objet du mail : [CR] Compte-rendu du <jour> <mois>+==== Publication du Compte-rendu ====
  
-<code> +Une fois le Compte-rendu prêt pour être diffusé. 
-Bonjour,+publier le document dans hedgedoc afin de faire un export en pdf.
  
-Voici en pièce jointe le compte-rendu de la réunion du <jour> <mois> +L'export en pdf se fait en utilisant la fonction d'impression du navigateuril faut êter vigilant de choisir de sauvegarder en fichier pdf et non imprimer sur des feuilles papier ;-)
-dernierdisponible en markdow et pdf.+
  
-Le compte-rendu est aussi disponible dans le dépôt git membres +Une fois de PDF disponible, faire une réponse dans le thread discourse de l'annonce de la réunion et joindre le pdf
-(https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=git).+
  
-Merci aux rédacteur·rice·s du compte-rendu ! +=====Et le 5ème jeudi du mois ?===== 
-</code>+Quand on a la chance d'avoir un 5ème jeudi dans le mois, on en profite généralement pour organiser un atelier !
animation_mensuelle.1574986558.txt.gz · Dernière modification : 2019/11/29 00:15 de jca