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animation_mensuelle

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animation_mensuelle [2018/09/04 21:00] – [Modèle de mail pour la liste discussions@] jocelyndanimation_mensuelle [2024/02/08 20:05] (Version actuelle) – [Annonce de l'apéromaison] ilosu
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 Il sert a prévenir les membres de l'association des différents temps forts du mois, a savoir la réunion décisionnelle, les ateliers et l'apéro. Une page dédiée existe sur le [[organisation_decisions|détail de ces moments]]. Il sert a prévenir les membres de l'association des différents temps forts du mois, a savoir la réunion décisionnelle, les ateliers et l'apéro. Une page dédiée existe sur le [[organisation_decisions|détail de ces moments]].
  
-L'animation du mois prend également en charge la publication du compte-rendu de la réunion décisionnelle, de la coordination des co-rédacteur·rice·s à l'envoi du PDF aux membres.+L'animation du mois prend également en charge la publication du compte-rendu de la réunion décisionnelle au format PDF sur le sujet associé à l'évènement sur le forum. 
 +=====Réservation de salle=====
  
 +Faimaison est membre actif de [[http://bellamy17.free.fr/|Bellamy17]] (B17), lieu autogéré où se réunissent plusieurs autres collectifs.
  
-=====Annonce des ateliers=====+Faimaison doit réserver les salles à l'avance pour ses ateliers et réunions afin que B17 ait une visibilité sur notre utilisation du lieu ; et pour qu'on ne réserve pas une salle à la même date qu'un autre groupe.
  
-En dehors des 3ème et 4ème jeudi du mois, nous tenons des permanences ateliers à B17. C'est l'occasion d'avancer ensemble sur divers chantiers de l'association, par exemple : la transparence des prix, la comptabilité, le développement pour coin, l'administration systèmela rédaction de documentation, etc.+Il suffit de contacter la/le référent-e de B17 par SMS au 06 99 95 79 55Pour chaque évènement, il convient d'annoncer : 
 +  * le groupe qui réserve (Faimaison) 
 +  * la salle réservée (le plus souvent c'est la "grande salle"
 +  * la date et l'heure (débutfin si pertinent)
  
-L'annonce des ateliers se fait sur la [[listes|liste]] ''annonces-membres@''.+Les réservations de salle sont inscrites sur le tableau dans la cuisine de B17. Faimaison ayant le statut de "membre actif" nous pouvons réserver des salles nous-mêmes via le tableau, **à condition d'en informer le/la référent-e de B17**.
  
-Ce mail demande d'être attentif dans les jours précédents l'atelier aux envies de chacun·une·s que ce soit lors de l'atelier précédent, sur IRC ou par mail. Il est par exemple possible d'envoyer un mail de reccueil des envies en amont sur la liste ''discussions@''.+=====Annonce des ateliers=====
  
-Le jeudi qui suit la réunion décisionnelle, il faut au moins un binôme qui fasse de la [[transparence:transparence]], à moins que cette dernière ne souffre d'aucun retard (décision du 26 avril 2018)Il est important de mentionner cette activité dans l'annonce envoyée. +En dehors des 3ème et 4ème jeudi du moisnous tenons des permanences / ateliers à B17C'est l'occasion d'avancer ensemble sur divers chantiers de l'association, par exemple : la transparence des prix, la comptabilité, l'administration système, la rédaction de documentation, etc.
-====Modèle de mail pour la liste discussions@ ====+
  
-Objet du mail Ateliers ce jeudi XX/XX à B17, à vos envies !+L'annonce des ateliers se fait sur discourse dans la catégorie #communauté. 
 +Une réponse prédéfini existe  sous le nom **Atelier - <date>** 
  
-<code> +{{:annonces_atelier_discourse.png?400|}}
-Bonjour,+
  
-Jeudi prochain c'est ateliers à B17 à partir de 19h. +Une fois le modèles copiéIl a quelques modifications à apporter :
- +
-Au programme, il aura : +
-- <lister ici les sujets qui seront abordés en atelier déjà connus> +
-- ... +
- +
-Vous pouvez annoncer, en réponse à ce message, les chantiers sur lesquels vous avez envie d'avancer. Cela me permettra de préparer un mail récapitulatif qui sera envoyé à la liste annonces-membres@. +
-Vous pouvez aussi consulter la page des projets sur le wiki pour voir les chantiers en cours : https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=projets +
- +
-Bonne journée, +
-</code> +
- +
-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ (annonce du programme) ==== +
- +
-Objet du mail : Permanence et ateliers FAImaison cette semaine +
- +
-<code> +
-Bonjour, +
- +
-Ce jeudi c'est ateliers à B17 à partir de 19h. +
- +
-Au programme, il y aura : +
-- <lister ici les sujets qui seront abordés en atelier> +
-- ... +
- +
-Tu peux aussi consulter la page des projets sur le wiki pour voir les chantiers en cours : https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=projets +
- +
-Tu peux également passer nous rencontrer sans programme particulier pour rencontrer d'autres adhérent·e·s de l'association ; il est possible d'apporter à boire et/ou à manger. +
- +
-Un local est mis à disposition par ALIS44 pour les membres de FAImaison au 60 rue de la Bottière à Nantes on peut y travailler au calme ou procrastiner dans le jardin. C'est ouvert le lundi de 14h à 18h, sauf le lundi qui suit le premier samedi du mois, ALIS44 étant fermée. +
- +
-Bonne journée, +
-</code>+
  
 +  * **Titre** : mettre la date au format aaaa-mm-jj (e.g : 2023-04-20)
 +  * **Étiquette** : mettre *évènement* et *atelier*
 +  * **Ajouter un lieu** : mettre le lieu à B17
 +  * **corps du message** dans la balise *[event]*, modifier les dates de début et fin pour qu'elles correspondent à celle du titre
  
 +Une fois ces modifications faîtes, on peut créer le sujet, qui sera également automatiquement publié dans le canal IRC/Matrix de FAImaison.
 =====Annonce de l'apéromaison===== =====Annonce de l'apéromaison=====
  
 Chaque 3ème jeudi du mois, nous nous réunissions dans un bar pour un apéromaison. Un lieu doit donc être trouvé et réservé. Vous pouvez choisir le lieu que vous souhaitez :) Chaque 3ème jeudi du mois, nous nous réunissions dans un bar pour un apéromaison. Un lieu doit donc être trouvé et réservé. Vous pouvez choisir le lieu que vous souhaitez :)
  
--> [[ressources:organisation_evenements#comment_organiser_un_aperomaison|détails sur l'organisation de l'apéromaison]].+-> [[ressources:organisation_aperomaison|détails sur l'organisation de l'apéromaison]].
  
-Une fois un lieu réservé, l'information doit être annoncée sur la liste info@ (pour les personnes extérieures à l'associationet sur la liste annonces-membres@ (pour les membres de l'association). Il peut être utile également de relayer sur le [[https://twitter.com/faimaison|compte twitter]] et [[https://mastodon.social/@FAImaison|mastodon]] de l'association((pour cela il vous faut l'accès à ces comptes, ou bien demander un relais à une personne qui en dispose))+Une fois un lieu réservé, l'information doit être annoncée (comme pour les annnonces atelier) sur le forum/discourse dans la catégorie [[https://forum.faimaison.net/c/communaute/24|#Communauté]] via la réponse prédéfinie **Apéromaison - <date>** et sera également automatiquement publié dans le canal IRC/Matrix de FAImaison.
  
-====Modèle de mail pour la liste info@====+=====Annonce de la réunion décisionnelle=====
  
-Objet du mail : Apéromaison <jour> <mois> à <lieu>+Chaque 4ème jeudi du mois nous nous réunissons pour une réunion décisionnelle. Elle permet de faire le point ensemble sur les projets de l'association et d'acter si nécessaire des décisions. 
  
-<code> +====Ordre du jour====
-Bonjour,+
  
-Internet ça se fabrique et ça se rencontre !+L'ordre du jour de la réunion se construit en grande partie en avance. Dans l'association nous utilisons les [[https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=gestion_des_pads|pads]] pour préparer les réunions et prendre des notes pendant celle-ci.
  
-Jeudi prochain c'est apéromaison¹, venez donc échanger avec les +  * chaque réunion décisionnelle possède  son propre pad qui contiendra un contenu évolutif :  
-différents êtres humains qui composent votre FAI associatif préféré +    * ordre du jour (en amont) 
-autour d'un verre.+    * prise de notes (pendant) 
 +    * compte-rendu (après relectures/complétion/amélioration des notes)
  
-Nous pourrons y discuter de FAImaison et de ses activités, +=== structure de l'ordre du jour ===
-d'informatique, ou de liberté, de wifi ou de vie privée, liste +
-non exhaustive… Ce moment d'échange relax est ouvert à tou·te·s.+
  
-**RDV <jour mois> à partir de <heure> au <lieu>²**, à Nantes+l'ODJ est structuré de sorte à discuter, dans l'ordre : 
 +  - état des lieux de l'association : nb de lignesactivités interne des groupes d'activités, du bureau,tâches en cours etc. 
 +  - évoquer les activités des structure amis : ouest-network, ffdn, b17. 
 +  - annoncer les évènements passé et à venir 
 +  - discuter, débattre et prises de décisions 
  
-¹ http://wiki.faimaison.net/doku.php?id=organisation_decisions#permanence_le_reste_des_jeudis +Un squelette est fourni pour guider les personnes présente sur les thèmes à évoquer pendant la réunion avec différentes sections. 
-² <insérer un lien openstreetmap du lieu de rdv> +Ce squelette est à utiliser pour chaque réunion (voir section ci-dessous).
-</code>+
  
-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ ====+Après création du pad pour la réunion à venir et afin d'accélérer la réunion, il est recommandé aux groupes suivi-*, admin, bureau,référent/point de contact, etc., de remplir préalablement leur section avant la réunion pour que celle-ci ne soit qu'une lecture et une simple séance de réponse/question entre les membres et les groupes/responsables. 
  
-Objet du mail : Apéromaison <jour> <mois> à <lieu>+====Création du pad de la réunion du mois====
  
-<code> 
-Bonjour, 
  
-Internet ça se fabrique et ça se rencontre !+Créer le pad demande de « fusionner » plusieurs sources d'infos, suivez l'guide :
  
-Jeudi c'est apéromaison¹venez donc échanger avec les différents +  - **Déterminer l'URL** du pad de la réunion du mois ; elle sera de la forme https://hedgedoc.faimaison.net/cr-reu-AAAA-MM-JJ (remplacer AAAA-MM-JJ par la date) 
-êtres humains qui composent votre FAI associatif préféré autour +  - **Ouvrir l'URL** dans le navigateur (cela suffit à créer un pad vide) 
-d'un verre.+  - **Copier-coller le squelette** aller à la page https://hedgedoc.faimaison.net/template-reu-deci?both# et copier le contenu dans le pad dédié pour la réunion 
 +  - **Ne pas hésiter à retravailler le CR**par exemple pour le préciser, tenter de le minuter ; ou le réduire si il paraît trop conséquent à ce stade (toujours en accord avec les personnes qui proposent les sujets, évidemment).
  
-Nous pourrons y discuter de FAImaison et de ses activités, 
-d'informatique, ou de liberté, de wifi ou de vie privée, liste 
-non exhaustive… Ce moment d'échange relax est ouvert 
-à tou·te·s. 
  
-Pour faciliter l'accueilessayez d'être visible (affichest-shirt, …) +Une fois le pad initialisé, il faut envoyer l'information sur Discourse dans #discussion-interne pour annoncer la réunionson lieu, et l'URL. C'est mieux de le faire quelques jours avant (>= 24h).
-et d'être à l'écoute de nouveaux·elles qui se présenteraient à l'apéro.+
  
-**Rendez-vous le <jour mois> à partir de <heure> au <lieu>²**, à Nantes.+==== Annonce dans Discourse ====
  
-Par ailleurs, un local est mis à disposition par ALIS44 pour les membres de FAImaison au 60 rue de la Bottière à Nantes : on peut y travailler au calme ou procrastiner dans le jardinC'est ouvert le lundi de 14h à 18hsauf le lundi qui suit le premier samedi du mois, ALIS44 étant fermée.+Un template est déjà prêt à être utilisé pour faire l'annonces. 
 +Il suffit commencer à rédiger un message dans #discussion-interneDans l'éditeurtrouver les **réponses prédéfinit** et choisir **Réunion décisionnelle - <date>**
  
-¹ http://wiki.faimaison.net/doku.php?id=organisation_decisions#permanence_le_reste_des_jeudis +{{::annonce_reu_decisionnelle.png?400|}}
-² <insérer un lien openstreetmap du lieu de rdv> +
-</code>+
  
-=====Annonce de la réunion décisionnelle=====+Une fois le modèles copié. Il y a quelques modifications à apporter :
  
-Chaque 4ème jeudi du mois nous nous réunissons pour une réunion décisionnelleElle permet de faire le point ensemble sur les projets de l'association et d'acter si nécessaire des décisions. +  * **Titre** : mettre la date au format aaaa-mm-dd (e.g : 2023-04-20) 
 +  * **Étiquette** : mettre **évènement** et **réunion** 
 +  * **Ajouter un lieu** : mettre le lieu à B17 
 +  * **corps du message** :   
 +    * dans la balise **[event]**, modifier la date pour qu'elle correspond à celle du titre 
 +    * Au milieu : renseigner correctement la date dans le lien vers le pad du CR
  
-====Ordre du jour====+Une fois ces modifications faîtes, on peut poster le sujet. 
 +=====Transmission du rôle d'animateurice===== 
 +Lors de la réunion décisionelle qui intervient généralement en fin de mois, il se peut que les animateurices du mois suivant ne soient pas présent-e-s. Dans ce cas là, leur faire un mail de rappel histoire qu'ils n'oublient pas. 
 +  
 +=====Compte-rendu de réunion=====
  
-L'ordre du jour de la réunion se construit en grande partie en avance. Dans l'association nous utilisons les [[https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=gestion_des_pads|pads]] pour préparer les réunions et prendre des notes pendant celle-ci. +Il peut être intéressant en **début de réunion** de clarifier qui prend les notes (plusieurs personnes ça peut être plus confortable, et que ça ne soit pas les animateurices est également plus confortable)
- +
-Le pad https://pad.faimaison.net/p/odj sert à conserver les points que des membres souhaitent aborder en réunion. Il est toujours intéressant de vérifier si des points se trouvent dans ce pad pour préparer le futur ordre du jour. +
- +
-====Création du pad==== +
- +
-Ensuite, pour créer le pad de l'ordre du jour de la réunion, il faut utiliser l'outil ''prepareu'', disponible dans le [[https://git.faimaison.net/faimaison-membres/membres|dépôt git membres]]. Il initialise deux pads : le pad de prise de notes et le pad de rédaction. +
- +
-Exemple : https://pad.faimaison.net/p/cr-reu-2018-03-22 et https://pad.faimaison.net/p/cr-reu-2018-03-22-redaction +
- +
-Une fois le pad initialiséil faut envoyer l'information à la liste @membres pour annoncer la réunion. +
- +
-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ ==== +
- +
-Objet du mail : Réunion décisionnelle le <jour> <mois> +
- +
-<code> +
-Bonjour, +
- +
-Ce jeudi a lieu la réunion décisionnelle de l'association à B17 à partir de 19h. +
-Cette réunion nous permet de passer en revue ce qui c'est passé dernièrement et d'aborder les projets futurs. +
-Des premiers éléments ont été mis à l'ordre du jour sur le pad : https://pad.faimaison.net/p/cr-reu-<annee>-<mois>-<jour>, n'hésitez pas à ajouter les vôtres ! +
- +
-Par ailleurs, un local est mis à disposition par ALIS44 pour les membres de FAImaison au 60 rue de la Bottière à Nantes : on peut y travailler au calme ou procrastiner dans le jardin. C'est ouvert le lundi de 14h à 18h, sauf le lundi qui suit le premier samedi du mois, ALIS44 étant fermée. +
- +
-</code> +
-=====Compte-rendu de réunion=====+
  
-L'outil **fmacr** permet d'aider à la finalisation du compte-rendu en vue de le publier sur le dépôt git membres et de le diffuser par mail à la liste @membres.+Les animateurices font une dernière passe et envoient le compte-rendu de réunion.
  
-====Modèle de mail pour la liste annonces-membres@ ====+<WRAP center round tip 60%> 
 +Bien que ça ne soit pas toujours possible, c'est très satisfaisant d'envoyer le compte-rendu  dans la foulée après la réunion. 
 +</WRAP>
  
-Objet du mail : [CR] Compte-rendu du <jour> <mois>+==== Publication du Compte-rendu ====
  
-<code> +Une fois le Compte-rendu prêt pour être diffusé. 
-Bonjour,+publier le document dans hedgedoc afin de faire un export en pdf.
  
-Voici en pièce jointe le compte-rendu de la réunion du <jour> <mois> +L'export en pdf se fait en utilisant la fonction d'impression du navigateuril faut êter vigilant de choisir de sauvegarder en fichier pdf et non imprimer sur des feuilles papier ;-)
-dernierdisponible en markdow et pdf.+
  
-Le compte-rendu est aussi disponible dans le dépôt git membres +Une fois de PDF disponible, faire une réponse dans le thread discourse de l'annonce de la réunion et joindre le pdf
-(https://wiki.faimaison.net/doku.php?id=git).+
  
-Merci aux rédacteur·rice·s du compte-rendu ! +=====Et le 5ème jeudi du mois ?===== 
-</code>+Quand on a la chance d'avoir un 5ème jeudi dans le mois, on en profite généralement pour organiser un atelier !
animation_mensuelle.1536094835.txt.gz · Dernière modification : 2018/09/04 21:00 de jocelynd