Table des matières

Introduction comptabilité

Pourquoi tenir une comptabilité ?

Car cela nous permet de savoir où nous en sommes au plan financier, c'est à dire de savoir si nous avons les moyens de faire ce que nous voulons, ce qui nous rapporte ou nous coûte cher, etc
Cela permet également à toutes personnes intéressées 1) de savoir ce qui a été fait des fonds de l'association. Il peut s'agir des adhérents (lors de l'A.G. par exemple), des financeurs (en cas de demande de subvention) ou encore de l'administration fiscale (le cas de F.D.N.).

Pour plus de précisions : http://www.associations.gouv.fr/703-necessites-comptables.html

Généralité

La comptabilité est un outil qui a pour but de représenter le patrimoine de l'association, ainsi que les flux qui ont amené à augmenter ou diminuer ce patrimoine.

Le patrimoine est constitué de l'ensemble des biens et droits (compte en banque, machine d'un prix significatif, etc) que possède l'association, mais aussi de ses dettes.

Les flux sont constitués des opérations qui affectent immédiatement le patrimoine de l'association :

Il nous faut donc tracer chacun des flux qui mouvementent ce patrimoine (pour nous, les mouvements du compte bancaire). L'enregistrement des opérations doit être fait à partir de pièces justificatives (comme une facture, un ordre de virement, etc) conservées et indexées afin de pouvoir les fournir, en cas de contrôle fiscal par exemple.

La présentation des comptes annuels à la fin de l'année permet de rendre compte de la valeur et de l'activité de l'association. Ils sont constitués du bilan et du compte de résultat.

Bilan comptable

Le bilan comptable décrit le patrimoine de l'association à une date donnée.

Il est composé de deux partie :

Pour schématiser, le passif regroupe les ressources qui ont permis à l'association d'obtenir les moyens nécessaire à son activité, qui eux sont inscrits à l'actif.

Actif Passif
Actifs immobilisés Capitaux propres
Immobilisations incorporelles Fonds associatif
Immobilisations corporelles Réserves
Immobilisations financières Résultat de l'année
Actifs circulant Dettes
Stocks Emprunt
Créances clients et autres créances Dettes fournisseurs
Trésorerie Découverts

Compte de résultat

Le compte de résultat explique comment s'est constitué le résultat de l'année en faisant la différence entre les produits et les charges.

Année N Année N-1
Produits d'exploitation [1]
Ventes de marchandises
Production vendue
Subventions d'exploitation
Autres produits (ex. : Cotisations )
Total I
Charges d'exploitation [2]
Achats de marchandises
Achats de matières premières
Autres achats et charges externes
Impôts, taxes et versements assimilés
Salaires et Charges sociales
Dotations aux amortissements et aux provisions
Total II
RESULTAT D'EXPLOITATION (I-II)
Produits financiers [3]
Charges financières (ex. : Intérêts) [4]
RESULTAT FINANCIER (III-IV)
RESULTAT COURANT (I-II+III-IV) [5]
Produits exceptionnels [6]
Charges exceptionnelles [7]
RESULTAT EXCEPTIONNEL (VI-VII) [8]
Impôts sur les bénéfices [9]
BENEFICE OU PERTE (VI+VIII-IX)

Les comptes comptables

Le bilan comptable et le compte de résultat sont constitutés des soldes des comptes comptables à une date donnée. Chacun des comptes est une catégorie, qui représente un élément du patrimoine ou de l'activité de l'association.

Pour s'y retrouver plus facilement, les comptes comptables sont organisés et hiérarchisés.

On distingue 7 grandes classes :

Comptes de bilan
Classe 1 Comptes de capitaux (capitaux propres, autres fonds propres, emprunts et dettes assimilées)
Classe 2 Comptes d'immobilisations
Classe 3 Comptes de stocks et en-cours
Classe 4 Comptes de tiers (Dettes et créances)
Classe 5 Comptes financiers (Compte bancaire, caisse)
Comptes de résultat
Classe 6 Comptes de charges
Classe 7 Comptes de produits

Chacune de ces classes se subdivisent ensuite jusqu’à l'élément que représente précisément le compte.

Pour vous donner une idée, voici une liste, non exhaustive, des comptes utilisés par l'association :

La numérotation est normalisée et définie dans une nomenclature présente dans le plan comptable générale

Pour les curieux, vous trouverez ici un exemple de plan comptable associatif complet.

La liste des enregistrement dans un compte peut donc, être représentée ainsi :

51211 - Banque Crédit Coopératif
Date Libellé Débit Crédit
02/01/2014 Abt Carte SESAME 0,50
02/01/2014 ABT NETPRELEVEMENT BQ EN LIGNE 8,00
09/01/2014 PRELEVEMENT Free Mobile 2,00
10/01/2014 PRELEVEMENT Abonnement ADSL 300,00
15/01/2014 Remise de chèque n° 123456 - Cotisation 16,00
25/01/2014 Prélèvement FDN 290,00
31/01/2014 Chèque n° 789456 - Câbles 50,00
TOTAL 316,00 350,50
SOLDE 34,50

Attention : Les enregistrements sur le compte de banque se font à l'envers de ce que l'on peut voir sur le relevé bancaire 2).

Les écritures comptables

Ècritures courantes

Pour alimenter les comptes comptables, il nous faut passer des écritures comptables. Pour cela, FAImaison utilise une comptabilité en partie double. Le principe est simple, chaque opération sur un compte (ressource) doit avoir une contre-partie dans un autre compte (emploi) pour être toujours équilibrée, c'est à dire que son solde (débit/crédit) doit toujours être à zéro.

Nous n'avons pas d'obligation légale sur la façon de tenir une comptabilité, nous fonctionnons donc avec la méthode la plus simple, qui est la comptabilité de trésorerie. En pratique, les différents flux sont comptabilisés en suivant le relevé bancaire.

Les écritures suivront donc le plus souvent ce schéma :

Date Compte Libellé écriture Débit Crédit
01/01/1900 6278 - Frais bancaires Abt Carte SESAME 0,50
01/01/1900 51211 - Banque Crédit Coopératif Abt Carte SESAME 0,50
Date Compte Libellé écriture Débit Crédit
01/01/1900 51211 - Banque Crédit Coopératif PRELEVEMENT Abonnement ADSL 150,00
01/01/1900 70611 - Abonnement ADSL PRELEVEMENT Abonnement ADSL 150,00

Une écriture peut compter autant de lignes que nécessaire, par exemple une remise de chèques avec une unique ligne d'encaissement en banque peut avoir pour contrepartie plusieurs lignes de produits (dons, cotisation, etc). Les comptes sont à utiliser en fonction de la nature de la charge ou du produit.

Pour se retrouver plus facilement dans les écritures, il est toujours intéressant de noter le plus d'informations possible lorsque l'on entre une opération : date, nom du tiers, n° de chèque, etc.

Opérations de fin d'exercice

À la fin de l'exercice comptable, qui pour nous correspond à l'année civile, il faut constater le résultat de l'année.

Pour cela, nous soldons tous les comptes de charges et de produits, la différence (qui correspond au résultat comptable) est à enregistrer dans le compte 120 (ou 129 en cas de perte).

L'écriture se présente ainsi :

Date Compte Libellé écriture Débit Crédit
31/12/1900 6063 - Fournitures diverses Résultat de l'exercice 100,00
31/12/1900 6132 - Locations Immobilières Résultat de l'exercice 15,00
31/12/1900 6135 - Locations mobilières Résultat de l'exercice 25,00
31/12/1900 6161 - Assurances Résultat de l'exercice 30,00
31/12/1900 6257 - Réceptions Résultat de l'exercice 2,00
31/12/1900 6261 - Liaisons informatiques Résultat de l'exercice 800,00
31/12/1900 6265 - Téléphone Résultat de l'exercice 10,00
31/12/1900 6278 - Frais bancaires divers Résultat de l'exercice 5,00
31/12/1900 70611 - Abonnement ADSL Résultat de l'exercice 1200,00
31/12/1900 7088 - Autres produits divers Résultat de l'exercice 50,00
31/12/1900 7541 - Dons Résultat de l'exercice 75,00
31/12/1900 756 - Cotisations adhérents Résultat de l'exercice 150,00
31/12/1900 120 - Résultat Résultat de l'exercice 488,00

Les comptes 6 et 7 ont alors tous un solde de zéro.

Cette écriture de remise à zéro peut généralement être passée de façon automatique par les logiciels comptables et c'est le cas de Gnucash.

Il est à noter que la présentation du compte de résultat ne tient pas compte de cette dernière écriture (sinon il serait vide). Il détaille la façon, dont se constitue ce résultat.

Le bilan à l'inverse en tient compte. Le résultat y est inscrit au passif, dans les fonds propres.

Ouverture d'un nouvel exercice

Comptablement, cette opération consiste à resaisir les soldes des comptes 1 à 5 de la fin de l'exercice précédent sur le nouveau, les comptes 6 et 7 ayant été soldés par l'opération de clôture.

Le résultat de l'exercice précédent se trouve alors en compte 120 ou 129, suivant s'il s'agit d'un bénéfice ou d'une perte. Il nous reste alors à l'affecter selon la décision de l'AG, généralement en report à nouveau (110).

Dans le cas où notre logiciel permet d'effectuer la clôture de l'exercice, il n'y a pas à resaisir les soldes des comptes 1 à 5, il les reporte simplement sur la nouvelle période.

Présentation des comptes (AG)

Chaque année, nous devons produire le bilan et le compte de résultat pour l'Assemblée Générale.

Ces documents sont produit depuis des fichiers ReStructuredText 3).

Les états comptables

FIXME À compléter

1)
C'est à dire partie prenante de la gestion de l'association d'une manière ou d'une autre, même lointaine
2)
Ça peut paraître curieux, mais cela est dû au fait que la banque voit notre compte bancaire de son point de vue. En clair, lorsque l'on dépose de l'argent en banque, elle doit nous le rendre à un moment, pour elle, c'est donc une dette envers nous. Cela revient à prêter de l'argent à son banquier, ce qui explique aussi que les livrets soient rémunérés…
3)
Les fichiers “bilan_compta_*.rst” dans le dépôt “bureau/treso-compta/bilan_compta”