Outils comptabilité

L'ensemble des documents sont suivi par git. Les comptes sont suivis dans GnuCash ¹⁾.

Historique des outils

Comme pour les autres documents de l'association, tous les documents relatif à la trésorerie sont déposés dans git.

Ce logiciel fonctionne, de base, avec une comptabilité en partie double. Il permet également d'importer plusieurs formats de fichier, dont les formats produits par notre banque (ça économise quand même la moitié de la saisie ).

Pour comprendre le fonctionnement général de gnucash, il est recommandé de lire La documentation officiel (en anglais encore pour l'instant). Toutefois, voici quelques usages récurrents

Plusieurs outils ont été créés pour importer les transactions de la banque avec leur motifs. Ceci permet ensuite de reconnaitres ces transactions et les enregistrer sur le bon compte. par exemple, Sachant que tous les vpn ont une entrée dans la banque et une sur le compte banque, l'autres entrée doit être enregistré sur le même compte 'vpn'.

• Importation de fichiers bancaires

Le Crédit Coopératif (notre banque) permet d'exporter les relevés bancaires dans plusieurs formats (L'OFX est plus simple à traiter dans GnuCash que le csv).

Dans un monde parfait cet export/import pourrait se faire tout les mois, histoire de tenir la comptabilité à jour…

Après export du fichier depuis le site de la banque, voici ce qu'il reste à faire :

• Clic : Fichier/Importer/Importer OFX-QFX
• On suit l'assistant d'importation…
• Il ne reste plus qu'à ventiler les lignes intégrées. Pour le moment, elles sont toutes dans le compte “Non soldé-EUR” (tout en bas du plan comptable) avec pour contrepartie le compte bancaire renseigné lors de l'importation.

• Affichage détaillé des écritures en saisie
  • Clic : Éditions/Préférences/Défaut du registre/Grand livre avec répartition auto

• Masquer les comptes non mouvementés sur la page d'accueil
  • Clic : Affichage/Filtrer par…
  • Onglet : Autres
  • Décocher : Afficher les comptes dont le solde est nul

• Bloquer la saisie sur un compte racine
  • Clic droit sur le compte : Édition/Éditer le compte/Ébauche

• Clôture des comptes automatique en fin d'année
  • Clic : Outils/Clôturer le livre
  • Une fenêtre s'ouvre alors, vous demandant de choisir la date de clôture (pour nous le 31/12 de l'année), ainsi que les comptes où basculer le solde. Dans le cas où il s'agit d'un bénéfice, il faut utiliser le comptes 120 (Pour le total des revenus et des dépenses), dans le cas où il s'agit d'une perte nous utiliserons le compte 129.
  • Tous les comptes 6 et 7 sont maintenant soldés. Le résultat est en attente de la décision d'affectation de l'A.G. dans le compte 120 ou 129.

• Éditer un grand-livre rapide d'un compte
  • Double cliquer sur le compte depuis la page d'accueil
  • Clic : Rapport/Rapport de compte (C'est exportable vers du html)

• Éditer une balance
  • Sauf erreur, GnuCash ne permet pas d'éditer une vrai balance, il y a bien “Rapport/Revenus et dépenses/Balance…”, mais cet état n'est pas très configurable. Il vaut mieux le faire en deux fois :
    • Une balance concernant les comptes de bilan (1 à 5), éditable à partir de “Rapport/Actifs & Passifs/Bilan”
    • Une balance pour les comptes de produits et charges (6 et 7), éditable à partir de “Rapport/Revenus et dépenses/Pertes et profits”.

• Balance rapide
  • Clic : Rapport/Récapitulatif des comptes

• Éditer un grand-livre complet pour export vers un tableur
  • Clic : Rapport/Actif & Passif/Grand-Livre - De base le rapport ne permet pas grand chose, il faut cliquer sur “Édite les options du rapport”, puis y faire les sélections suivantes :
    • Onglet “Comptes”
      • Fenêtre compte (en haut) déplier tout les comptes en commençant par les derniers en sélectionnant le groupe et en cliquant sur sélectionner les enfants
      • Faire de même pour tous les groupes
      • Une fois que tous les comptes sont visible : Cliquer sur “Tout sélectionner”
    • Onglet “Affichage”, seules les options suivantes doivent être cochées
      • Date
      • Description
      • Nom du compte
      • Code du compte
      • Inverse le signe : Sélectionner “Aucun”
    • Onglet “Général”
      • Si besoin, ajuster la date de début et de fin de la sélection
      • Modifier le titre (facultatif)
    • Onglet “Tri”
      • Tout décocher
      • Le reste est OK
  • A noter : Il est possible d'enregistrer ces sélections, via “Fichier/Enregistrer rapport”. Le rapport avec nos sélections reste alors disponible via “Rapports/Rapport personnalisés”.

• Éditer un grand-livre complet pour consultation
  • Clic : Rapport/Actif & Passif/Grand-Livre - De base le rapport ne permet pas grand chose, il faut cliquer sur “Édite les options du rapport”, puis y faire les sélections suivantes :
    • Onglet “Comptes”
      • Fenêtre compte (en haut) déplier tout les comptes en commençant par les derniers en sélectionnant le groupe et en cliquant sur sélectionner les enfants
      • Faire de même pour tous les groupes
      • Une fois que tous les comptes sont visible : Cliquer sur “Tout sélectionner”
    • Onglet “Affichage”, seules les options suivantes doivent être cochées
      • Date
      • Description
      • Mémo
      • Nom du compte
      • Code du compte
      • Solde final
      • Inverse le signe : Sélectionner “Aucun”
    • Onglet “Général”
      • Nom du rapport : Mettre un nom parlant, si l'on souhaite l'enregistrer comme rapport personalisé.
      • Feuille de style : Facile (ou autre suivant les goûts…)
      • Si besoin, ajuster la date de début et de fin de la sélection
      • Style : Simple
    • Onglet “Tri”
      • Conserver le paramétrage par défaut