====== Tutoriel : Saisie d'un rapport de transparence ====== FAImaison publie mensuellement un **rapport de transparence**. Ce document liste les coûts de l'association et les ventile entre les différents services. Cela permet à l'outil((https://code.ffdn.org/jocelyn/transparency/)) de calculer **un coût de revient par service** permettant d'orienter les membres dans le choix de leur **prix libre**. Ça se passe en ligne : * consultation des rapports((info générales publiques, mais nécessite un compte pour avoir accès aux infos détaillées, demander à bureau at faimaison point net)) : https://transparence.faimaison.net * saisie des rapports((nécessite un compte admin, demander à bureau at faimaison point net)) : https://transparence.faimaison.net/admin ===== Que fait l'outil de transparence ? ===== L'outil de transparence est un outil de calcul : on y saisit des données en entrée, sur lesquelles l'outil se base pour en produire d'autres en sortie. Cette sortie constitue **le rapport de transparence**. ==== Les données à saisir (entrée) ==== * **Dépenses engagées par l'asso**, au titre de la fourniture des services à prix libre ((ndlr: tout sauf l'accès xDSL)) : * **Investissements**, dont : * **les frais d'accès** payés une seule fois (ex: frais d'accès à un hébergement en centre de données) * **Le matériel effectivement utilisé** ((on ne comptabilise pas le matériel « dormant » dans les rapports de transparence)). Ce qui nous intéresse dans le matériel est sa valeur marchande. * **Coûts récurrents** (ex: abonnement mensuel de l'uplink d'un réseau de quartier) * **Répartition de l'usage** des ressources par type de service (ex: le service de virtualisation utilise 2U sur les 24 de la baie réseau de FAImaison et consomme 1A sur les 6A du contrat d'électricité) * **Nombre d'abonnements à chaque service** ==== Les donnés calculées (sortie) ==== Transparence fait du Le coût de revient de d'un abonnement à un service comporte plusieurs composantes : - **Coût mensuel**; qui se compose de - les //coûts récurrents// pour l'association (ex: coût mensuel du contrat d'électricité au centre de données) - //l'amortissement// : les coûts d'investissement de l'association, qui sont étalés sur la durée de vie estimée de l'investissement (ex: on étale sur 60 mensualités le coût d'une antenne wifi qui durera 5 ans avant d'être cassée ou obsolète) - ** Coût d'installation du service**; correspond à la trésorerie nécessaire pour « ouvrir » un nouvel abonnement à un service (ex: trésorerie dépensée en matos et en frais d'accès pour la création d'un abonnement). Pour réduire l'impact sur les membres, on mensualise ce coût en l'étalant sur 36 mois. **1. + 2. = coût mensuel total**((pour être rigoureu·x·ses, on pourrait dire que passé 36 mois, 1. = coût mensuel total)). ===== Saisie d'un rapport===== La saisie d'un rapport est donc une saisie de données sourcées depuis différents endroits, qui sont soit des mesures, soit des estimations. À vérifier avant de se lancer : * ✔ le mois est terminé ? * ✔ le rapport de trésorerie publié par le trésorier ? * ✔ le compte-rendu de la réunion est publié ? * ✔ j'ai un compte admin sur https://transparence.faimaison.net * ✔ j'ai les droits « matériel »(( demander à bureau at faimaison point net)) sur https://moncoin.faimaison.net //Tu as ton sac à dos et tes codes d'accès ? C'est parti ! ^_^// ==== A. Dupliquer le rapport du mois précédent ==== La plupart des données ne vont pas bouger d'un mois à l'autre, c'est pourquoi il est plus simple de partir d'une copie que d'un rapport vierge. Aller dans l'[[https://transparence.faimaison.net/admin/|interface d'administration de Transparency]], s’authentifier et cliquer sur ''Rapports'' dans la partie ''Coûts de revient''. Cocher la case en début de ligne du dernier rapport de transparence publié (par exemple ''Services decembre 2016''), dans le menu déroulant Action en haut du tableau sélectionner ''Copier'' puis cliquer sur le bouton ''envoyer''. Un nouveau rapport de transparence a été généré en reprenant l'intégralité des données du précédent. Il va suffire de le modifier en cliquant dessus. Commencer immédiatement par changer son **nom** dans le premier champ pour donner celui de la période adaptée, par exemple ''Services janvier 2017''. Enregistrer en cliquant sur le bouton ''Enregistrer'' en haut de page à droite. {{ :transparence:screenshot-rapport-transparence.png |}} ==== B. Ajouter les nouveaux coûts et répercuter les modifications de coût ==== Les coûts changent rarement : * lorsque l'association signe de nouveaux contrats auprès de ses fournisseurs (hébergeurs, opérateurs réseau…) * un service ouvre/ferme ou évolue matériellement L'exception est le **matos wifi**, qui va changer chaque mois. Les coûts peuvent changer d'un mois à l'autre : * **coût qui évolue** à la hausse ou à la baisse * **nouveau coût** * **coût qui disparaît** Pour déterminer si il y a de nouveaux coûts, trois sources (qui peuvent se recouper) : === Le plan de trésorerie === Dans les **dépenses d'exploitation**, si une des lignes suivantes a évolué par rapport au mois précédent : //Hébergement//, //Uplinks// contacter le trésorier pour avoir le détail de la nature et des montants : il peut s'agir d'un nouveau coût ou de l'évolution d'un coût existant (cf plus loin). === Le compte-rendu de réunion === Il possède une section « Points à noter pour la transparence », qui devrait comprendre notamment les nouveaux coûts en matériel (hormis le matériel prété aux adhérents sur les réseaux de quartier, cf juste après). === L'inventaire (sur moncoin.faimaison.net) === Vu qu'on ne prend en compte que le matériel actuellement utilisé, et pas celui en stock, la compta ne suffit pas. La valeur du matériel utilisée évolue chaque mois, notamment en fonction des installations/modifications des réseaux de quartier. L'inventaire est utile essentiellement pour le matériel déployé dans les réseaux de quartier, le reste bougeant assez peu, on peut normalement s'en tenir aux compte-rendus de réunion. Il convient de comptabiliser le matériel de la catégorie « Matériel wifi » : * [[https://moncoin.faimaison.net/admin/hardware_provisioning/item/?availability=borrowed&type__id__exact=2|Matériel wifi emprunté]] (= utilisé chez un·e membre) * [[https://moncoin.faimaison.net/admin/hardware_provisioning/item/?availability=deployed&type__id__exact=2|Matériel wifi déployé]] (= utilisé pour fournir le service, mais dans un lieu neutre, ex: centre de données, local d'une asso amie) Mettre à jour les quantités (dans la description) et la valeur totale du **matos wifi** (section **matos et frais d'accès**). {{ :transparence:screenshot_2020-07-06_modification_de_rapport_administration_de_transparency.png |}} Si de nouveaux modèles sont ajoutés, il te faut trouver son prix unitaire TTC, incluant le coût de livraison. Voir avec le trésorier au besoin, pour avoir les factures d'achat… ==== C.1 Cas exceptionnel : ouverture d'un nouveau service ==== Lorsqu'un nouveau service apparaît, il faut l'ajouter au rapport en cours. - Ajouter le service au document en cours FIXME : Capture d'écran - Dans l'étape de ventilation (**D.**), il vous faudra réfléchir aux ressources qu'utilise ce service : faites vous aider des gens qui l'ont mis en place. FIXME : Capture d'écran FIXME : pourrait être davantage détaillé ==== C.2 Cas exceptionnel : fermeture d'un service ==== - Supprimer le service du document en cours FIXME : Capture d'écran - Supprimer les ressources (//coûts récurents//, //matos ou frais d'accès//) qui servaient uniquement à ce service (ex: si le service wifi ferme, dans la catégorie **Matériel et frais d'accès**, **Matos wifi** est à supprimer du rapport) ==== D. Ventilation : mettre à jour le détail des services ==== Il faut ensuite //modifier// chaque service de la catégorie **Services proposés** l'un après l'autre pour mettre à jour ses données. FIXME : Capture d'écran - Mettre à jour de nombre d'abonnés (issu de https://aide.transparence.faimaison.net, veuiller à sélectionner le bon mois) - Balayer et mettre à jour chaque ligne des sections suivantes : - **Coûts mensuels associés** - **Services utilisés** - **Matériels et frais d'accès utilisés** Ces lignes indiquent l'usage en ressources de chaque service. Pour chaque ligne, une aide est normalement fournie, ex: FIXME : Capture d'écran ==== E. Vérifier la cohérence ==== Le plus simple pour se relire et vérifier la cohérence est de passer sur les pages publiques, depuis la page d'un rapport, il faut utiliser le bouton **Voir sur le site**. TODO capture Utiliser la fonction de comparaison avec le rapport du mois précédent est une bonne technique également pour vérifier la logique générale des évolutions de coûts. TODO capture N'hésite pas à demander à une personne ayant rédigé d'autres rapports de te relire. ==== F. Partager la bonne nouvelle ==== N'hésite pas à te fendre d'un petit mail sur annonces-membres@ pour signifier que la transparence a été mise à jour.