Association FAImaison

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Ci-dessous la liste des actions récurrentes du comptable

====== Actions récurrentes Mensuelles ======

===== Payer COGENT pour l'hébergement en datacenter =====

  - Se connecter sur https://ecogent.cogentco.com/eCogent (identifiants dans le git)
  - Télécharger la ou les dernières factures non payées dans bureau/treso-compta/factures_achats/ANNÉE/MOIS/
  - Aller sur le site de la banque et faire un virement pour chaque facture en indiquant en motif de paiement le numéro de facture
  - Envoyer un mail sur bureau@ pour indiquer que cela a été fait


===== Compta du mois =====

**  Sur Coopacces :**
  Télécharger l'export CSV du mois
    -> bureau/treso-compta/extraction_banque/Relevés_bancaires/export_banque_<ANNEE>-<MOIS>.csv
  Télécharger le relevé en ligne
    -> bureau/treso-compta/extraction_banque/Scan_Banque/relevé/<ANNÉE>/relevé_<MOIS>.pdf
  Ouvrir le fichier (1)

**  Sur Collect Online :**
  Télécharger la liste des prélèvements depuis la dernière fois 
    -> bureau/treso-compta/extraction_banque/Echeance_Export_<ANNÉE>-<MOIS>.csv (ex : Echeance_Export_2019-01.csv)
  Ouvrir le fichier (2)
      
**  Dans LibreOffice :**
  Ouvrir le fichier export_banque_<ANNEE>-<MOIS>.csv
    - jeu de caractères : ISO-8859-1
    - séparé par : point-virgule (uniquement !)
  Éditer le fichier en supprimant les moins "-" dans la colonne "Débit" et enregister au format CSV
  
**  Dans GnuCash :**
  Ouvrir bureau/treso-compta/gnucash/FAImaison_compta.gnucash
  Importer le CSV
    - Fichier > Importer des transactions depuis un CSV > sélectionner l'export CSV du mois
    - début et fin du fichier : seulement les lignes de transaction
    - encodage : ISO-8859-1
    - séparateurs : point-virgule (uniquement !)
    - format de date : j-m-a
    - colonnes : date, num, notes, retrait, dépôt, description
    - compte : 51211_Banque Crédit Coopératif
  Ventillation
    - vérifier que le montant final correspond à celui du relevé bancaire PDF (1)
    - ventiller chaque transaction en suivant le PDF
    - ventiller les prélèvements S-money à l'aide du CSV détaillé (2)
  Rapprochement 
    - Actions > Rapprocher
    - entrer le montant du relevé PDF (1)
    - comparer les transactions et rapprocher
  Plan de trésorerie
    - se placer sur le compte CC 51211
    - Rapports > Revenus & Dépenses > Flux monétaire
    - éditer les options du rapport : date début / date fin

** Dans LibreOffice :**
  Ouvrir bureau/treso-compta/faimaison-Plan_de_trésorerie.ods
  Remplir le plan de trésorerie
  Mettre à jour la date de dernière modification
  Convertir le plan de trésorerie de l'année au format PDF et l'envoyer sur annonces-membres@
  
**Dans COIN :**
  Mettre à jour les cotisations

====== Actions récurrentes Annuelles ======

===== Présentation des comptes (AG) =====

Chaque année, nous devons produire le bilan et le compte de résultat pour l'Assemblée Générale.

Ces documents sont produit depuis des fichiers [[http://fr.wikipedia.org/wiki/ReStructuredText|ReStructuredText]] (( Les fichiers "bilan_compta_*.rst" dans le dépôt "bureau/treso-compta/bilan_compta" )).

  * Un premier fichier correspond au bilan/compte de résultat de l'année courante
  * Un second agrège les bilans/comptes de résultat des années précédentes

===== Les états comptables =====

FIXME À compléter

  * Bilan
  * Compte de résultat
  * Balance
  * Grand-livre

====== Actions récurrentes Ponctuelles ======

===== Génération de factures pour les abonnements =====

Les factures sont générées par COIN pour tous les abonnements (onglet Billing, lien Factures).

===== Génération de reçu de dons =====

Il y a un template de reçu de dons dans bureau/treso-compta/recus_de_dons/template/recu_de_don.odt. Les reçus sont sauvegardés dans bureau/treso-compta/recus_de_dons/<année>/.

===== Déposer les chèques à la banque =====

  - remplir un bordereau de chèque
  - déposer le chèque à la banque
  - envoyer un mail sur tresorier@ (optionnel)

===== Payer les fournisseurs =====

  - récupérer la facture :!: une bonne règle est qu'on ne paie rien sans facture :!:
  - sauvegarder la facture (à scanner si besoin)
  - payer le fournisseur (par chèque ou par virement bancaire, FAImaison n'a pas de CB)

===== Vérifier qu'un paiement est bien reçu =====

Il peut arriver que l'on souhaite s'assurer qu'un paiement a bien été reçu (pour valider une cotisation, pour un FAS, etc.).

  - aller sur le site de la banque
  - chercher le paiement

===== Suivi des adhésions et des abonnements =====

Le suivi des adhésions et des abonnements se fait dans notre //super// SI accessible depuis [[https://moncoin.faimaison.net/]].

Les membres du bureau ont normalement un accès en administration sur le site. Dans le cas contraire contacter <adminsys (a) faimaison net>.

A noter : Le fichier "faimaison_adhesion.ods" dans le dépôt "bureau/treso-compta" n'est plus mis à jour.

==== Gestion des cotisations adhérents ====

Pour chaque année cotisée, un objet cotisation est enregistré dans COIN.

COIN envoie des mails de relance automatiquement à l'approche de l'échéance de l'adhésion de tous les membres. Il faut donc bien rajouter les cotisations lorsqu'on les reçoit (en liquide, en chèque ou par virement bancaire), sans quoi le membre continuera à recevoir des relances.

==== Gestion des abonnements xDSL ====

Procédure à l'ouverture d'une ligne :
  * créer le membre dans COIN s'il n'existe pas et lui ajouter un abonnement xDSL,
  * créer un nouveau débiteur sur Collect Online,
  * mettre en place un échéancier de 78€ pour les FAS (sous 3 jours),
  * générer et envoyer le mandat de prélèvement à l'abonné·e
  * une fois que les FAS ont été réglés :
    * mettre en place un échéancier pour la cotisation : 16€ ou 8€ (vérifier COIN),
    * mettre à jour COIN (date + décocher la relance automatique),
    * demander le lancement de la procédure de création de ligne,
  * une fois que la ligne est ouverte et que le mandat SEPA et complété et signé :
    * stocker le mandat SEPA dans git Bureau (non stocké sur Collect Online)
    * mettre un échéancier pour le premier mois : prélevé le 10 du mois suivant au prorata¹,
    * mettre un échéancier pour les mois suivants : prélevé le 10 du mois d'après (30€ ou 40€).

¹ Le montant à prélever le premier mois est toujours délicat à calculer : il faut faire payer à partir du jour où l'email de FDN indique que la connexion est bien active.

==== Désabonnement xDSL ====

  - Supprimer les prélèvements automatiques (mensuel et annuel)
  - Si l'abonné reste adhérent à FAImaison, réactiver le mail de relance de cotisation dans COIN